ค่าน้ำ-ค่าไฟอพาร์ทเม้นท์ควรคำนวณอย่างไร ? วิธีคิดค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องและตรวจสอบได้

สำหรับเจ้าของกิจการอพาร์ทเม้นท์ การคำนวณค่าน้ำค่าไฟนับว่าเป็นภารกิจสำคัญในทุกช่วงสิ้นเดือน แม้หลักการคำนวณจะดูเป็นเรื่องที่เรียบง่าย ไม่ได้มีขั้นตอนที่ซับซ้อนอะไร แต่หลายครั้งความผิดพลาดก็มักจะเกิดขึ้นในขั้นตอนง่าย ๆ เช่นนี้ บทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีการคำนวณค่าน้ำค่าไฟ ทำอย่างไรให้ได้ข้อมูลที่แม่นยำที่สุด และสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ รวมถึงแนวทางที่สอดคล้องกับกฎหมายและประกาศของ สคบ. พร้อมกับแนะนำการใช้งาน Horga Apartment โปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ซึ่งจะทำให้การทำงานเป็นระบบมากกว่าที่เคย

ขั้นตอนการคำนวณค่าน้ำค่าไฟของอพาร์ทเม้นท์ ทำอย่างไรถึงลดความผิดพลาดได้ดีที่สุด

เริ่มจากวิธีการ “คำนวณค่าน้ำค่าไฟ” หากต้องการให้เป็นขั้นตอนการทำงานที่แม่นยำ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด ควรเริ่มจากกระบวนการทำงานที่เป็นลำดับ และควรทำให้เป็นขั้นตอนการทำงานที่มีมาตรฐาน ทำเหมือนกันในทุก ๆ เดือน หากสามารถทำได้จะทำให้ข้อผิดพลาดเกิดน้อยลง ถึงจะมอบหมายหน้าที่ให้คนอื่นทำงานแทน ก็จะได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพเหมือนเดิม โดยขั้นตอนที่แนะนำก็จะมีดังต่อไปนี้

• จัดเตรียมข้อมูลพื้นฐานของแต่ละห้องให้ครบถ้วน

หลายคนอาจเริ่มจากการพุ่งตรงไปที่ มิเตอร์น้ำและมิเตอร์ไฟ  เป็นอันดับแรก แต่ความเป็นจริงแล้วควรเริ่มจากการเตรียมข้อมูลที่ต้องนำมาใช้คำนวณค่าน้ำค่าไฟเสียก่อน เหมือนเป็นการเตรียมความพร้อมข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ในบิลค่าเช่าเตรียมเอาไว้ เช่น ตรวจสอบชื่อผู้เช่า หมายเลขมิเตอร์รอบก่อน และสำหรับผู้เช่าบางรายอาจมีเงื่อนไขพิเศษที่อาจต้องพิจารณาแยกจากห้องอื่น ๆ เช่น ห้องที่มีการค้างชำระ หรือมีค่าปรับ เป็นต้น

• จดเลขมิเตอร์ห้องเช่าทุกห้อง พร้อมถ่ายภาพเป็นหลักฐาน

จุดที่หลายอพาร์ทเม้นท์เกิดข้อผิดพลาด มักอยู่ในขั้นตอนการจดตัวเลขบน มิเตอร์น้ำและมิเตอร์ไฟ  เพราะอาจใช้การจดข้อมูลลงในสมุด ซึ่งอาจเกิดการสับสน จดผิด ตัวเลขสลับกัน หรือจดมิเตอร์ผิดห้อง ถ้าไม่อยากให้เกิดข้อผิดพลาด ควรบันทึกข้อมูลโดยมีรายละเอียดดังนี้ วัน เดือน ปี เวลา อาคาร และเลขห้อง พร้อมกับถ่ายภาพมิเตอร์เก็บไว้เป็นหลักฐาน หากจะให้ดีบริเวณมิเตอร์ควรทำสติกเกอร์เลขห้องติดเอาไว้ จะได้ตรวจสอบย้อนหลังจากภาพได้ง่าย

• นำข้อมูลเลขมิเตอร์มาคำนวณค่าเช่าประจำเดือน

สูตรการคำนวณค่าน้ำค่าไฟนั้นง่ายมาก เพียงนำตัวเลขบน มิเตอร์น้ำและมิเตอร์ไฟ  ที่เพิ่งบันทึกได้ มาลบกับจำนวนตัวเลขบนมิเตอร์ในเดือนก่อนหน้า เพียงเท่านี้ก็จะรู้แล้วว่า ในเดือนล่าสุดผู้เช่าใช้ไฟฟ้าไปกี่หน่วย ใช้น้ำประปาไปกี่หน่วย หลังจากนั้นก็นำมาคูณกับอัตราค่าน้ำค่าไฟตามที่ตกลงเอาไว้กับผู้เช่า เพียงเท่านี้ก็จะสามารถนำไปคำนวณหาค่าเช่าประจำเดือนได้แล้ว

จัดเก็บข้อมูลค่าน้ำค่าไฟอย่างไร ? ให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

การคำนวณค่าน้ำค่าไฟนอกจากความถูกต้องแม่นยำ อย่าลืมนึกถึงเรื่องของ “ความโปร่งใส” เพราะบางครั้งผู้เช่าก็มีข้อสงสัยเกี่ยวกับค่าน้ำค่าไฟ และอยากจะตรวจสอบย้อนหลังว่ามีความผิดปกติส่วนไหนหรือไม่ ซึ่งอพาร์ทเม้นท์มีหน้าที่จัดเก็บข้อมูลให้เป็นระบบ จำแนกข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เช่น แยกข้อมูลตามห้องพัก แยกข้อมูลตามอาคาร หรือ แยกข้อมูลตามรอบบิล เป็นต้น หากใช้โปรแกรม Excel ในการคำนวณค่าน้ำค่าไฟ ไม่ควรคีย์ข้อมูลเดือนล่าสุดทับข้อมูลเดือนก่อน ๆ เพราะจะทำให้ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ ควรแยกแต่ละรอบบิลให้ชัดเจน

จัดการขั้นตอนคำนวณค่าน้ำค่าไฟให้เป็นระบบด้วยการใช้ Horga Apartment

ขั้นตอนการคำนวณค่าน้ำค่าไฟ แม้จะดูว่าเป็นเรื่องง่าย ๆ มีแค่ไม่กี่ขั้นตอนเท่านั้น ทว่ากลับเป็นงานที่ทำให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์หลายคนต้องปาดเหงื่อในทุก ๆ สิ้นเดือน โดยเฉพาะอพาร์ทเม้นท์ที่มีจำนวนห้องเช่าเยอะ ๆ ดังนั้นการจัดวางแนวทางการทำงานที่ดี เรียบเรียงขั้นตอนให้ตามลำดับความสำคัญ และ มีวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับเจ้าของธุรกิจหอพักในปัจจุบัน

ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวไปข้างต้น สามารถทำให้กลายเป็นเรื่องง่าย ๆ เพียงแค่ใช้โปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ Horga Apartment เป็นตัวช่วย เพราะโปรแกรมมีฟีเจอร์สำหรับดูแลธุรกิจอพาร์ทเม้นท์แบบครบวงจร ในขั้นตอนการคำนวณค่าน้ำค่าไฟก็ทำได้ง่าย ๆ เพียงขั้นตอนเดียวเท่านั้น แค่กรอกเลขมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟในแอปพลิเคชั่น ระบบจะคำนวณค่าเช่าประจำเดือน พร้อมออกบิลค่าเช่าให้อัตโนมัติ สามารถส่งต่อให้ผู้เช่าได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้น้อยลง ไปพร้อม ๆ กับลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และยังสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายดายอีกด้วย

ทดลองใช้งานโดยไม่มีข้อผูกมัด 30 วัน

Frequently Asked Questions 

ถ้าพบว่าค่าน้ำค่าไฟของอพาร์ทเม้นท์สูงผิดปกติ เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ควรทำอย่างไร?

ก่อนนำค่าน้ำค่าไฟไปคำนวณค่าเช่ารายเดือน ควรตรวจสอบสาเหตุของยอดที่สูงผิดปกติก่อน อาจเกิดจากพฤติกรรมการใช้งานของผู้เช่าที่เปลี่ยนไป หรือเกิดจากมิเตอร์และอุปกรณ์ที่ชำรุดเสียหาย เพื่อให้สามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม

หากต้องออกบิลค่าเช่าหลายห้อง จะลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลมิเตอร์ได้อย่างไร?

เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ไม่จำเป็นต้องกรอกเลขมิเตอร์ด้วยมือและนำมาลง Exel เองของเดือนซ้ำทุกครั้ง เพราะ Horga Apartment สามารถกรอกข้อมูลลงในระบบและสามารถคำนวณค่าน้ำ–ค่าไฟได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำและลดโอกาสกรอกตัวเลขผิด

เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ที่ต้องออกบิลหลายห้อง สามารถเชื่อมข้อมูลมิเตอร์กับการคำนวณค่าใช้จ่ายได้อย่างไร?

Horga Apartment คือ ระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพักที่ช่วยบันทึกเลขมิเตอร์น้ำและไฟ พร้อมนำข้อมูลไปใช้ในการคำนวณค่าใช้จ่าย ทำให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลมิเตอร์ซ้ำ และเตรียมข้อมูลสำหรับออกบิลของแต่ละห้องได้สะดวกขึ้น

หากต้องคำนวณค่าน้ำค่าไฟและออกบิลค่าเช่าพร้อมกันหลายห้อง มีตัวช่วยอะไรบ้าง?

Horga Apartment คือ โปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ที่ช่วยจัดการข้อมูลมิเตอร์และคำนวณค่าใช้จ่ายของแต่ละห้องเพื่อเตรียมออกบิล โดยสามารถนำเลขมิเตอร์เดิมมาใช้ในการคำนวณต่อได้ ช่วยลดเวลาในการคีย์ข้อมูลและทำให้การออกบิลค่าเช่าหลายห้องเป็นระบบมากขึ้น

Horganice ที่เคยใช้จัดการมิเตอร์และออกบิล เปลี่ยนเป็น Horga Apartment แล้วหรือไม่?

Horga Apartment คือชื่อปัจจุบันของผลิตภัณฑ์ที่เดิมใช้ชื่อ Horganice โดย Horganice ได้เปลี่ยนชื่อเป็น Horga Apartment และยังคงเป็นระบบสำหรับช่วยเจ้าของอพาร์ทเม้นท์จัดการข้อมูลมิเตอร์ คำนวณค่าน้ำ–ค่าไฟ และออกบิลค่าเช่า ดังนั้นหากเคยใช้ Horganice ในการจัดการงานเหล่านี้ สามารถเชื่อมโยงกับ Horga Apartment ได้ค่ะ