ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้หอพักออนไลน์มีอะไรบ้าง? วิธีส่งบิลเข้ามือถือผู้เช่าโดยไม่ต้องเดินหย่อนตามห้อง

ลืมภาพจำเดิม ๆ ไปได้เลย เมื่อเข้าสู่ช่วงสิ้นเดือน เจ้าของหอพักก็จะเดินไปตามห้องพักแล้วก็สอด “ใบแจ้งหนี้หอพัก” เอาไว้ตามช่องประตู แน่นอนว่าสำหรับเจ้าของหอพักกว่าจะเดินครบทุกห้อง ก็คงต้องเหนื่อยอยู่พอสมควร และบางครั้งอาจเสี่ยงที่ใบแจ้งหนี้จะสูญหายอีกด้วย บทความนี้เราอยากแนะนำขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้แบบออนไลน์ด้วยโปรแกรมหอพัก Horga Apartment ซึ่งจะช่วยให้สามารถส่งบิลให้ถึงมือผู้เช่า โดยเจ้าของหอพักไม่จำเป็นต้องเสียแรงเดินไปหย่อนใบแจ้งหนี้อีกต่อไป

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น หากยังใช้ใบแจ้งหนี้หอพักแบบกระดาษอยู่

ใบแจ้งหนี้หอพักแบบกระดาษ เป็นรูปแบบการเรียกเก็บค่าเช่าที่นิยมใช้มากที่สุด และปัจจุบันหลาย ๆ หอพักก็ยังนิยมใช้วิธีการนี้อยู่ หากมองในแง่ของปัญหาที่เจ้าของหอพักต้องเจอ นอกจากความสิ้นเปลืองกระดาษที่จะต้องพิมพ์ออกมาแล้ว ส่วนของขั้นตอนก่อนจะเก็บค่าเช่าหอพัก ก็เป็นงานหนักของเจ้าของหอพักในช่วงสิ้นเดือน เริ่มจากการไล่จดมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟตามห้อง นำข้อมูลเหล่านั้นมาคีย์เพื่อคำนวณค่าเช่า แล้วก็ต้องเดินไปหย่อนใบแจ้งหนี้ตามห้องอีกที และถ้าผู้เช่าไม่อยู่ หรือใบแจ้งหนี้สูญหาย ก็ทำให้การเก็บค่าเช่าล่าช้าเข้าไปอีก

3 ขั้นตอนการส่งบิลค่าเช่าออนไลน์ง่าย ๆ ผ่านโปรแกรมหอพัก Horga Apartment

เจ้าของหอพักยุคใหม่ ไม่จำเป็นต้องเดินไปหย่อนใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเองอีกต่อไป เพราะมีวิธีการส่งบิลค่าเช่าออนไลน์ ผ่านโปรแกรมหอพัก Horga Apartment ซึ่งจะสามารถออกใบแจ้งหนี้หอพักผ่านระบบดิจิทัล โดยรวบรวม ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และ ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เอาไว้ในเอกสารเดียว จากนั้นก็ส่งให้ผู้เช่าผ่านช่องทางติดต่อออนไลน์ได้ทันที สำหรับขั้นตอนการออกบิลค่าเช่าก็ทำได้ง่าย ๆ ด้วย 3 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.      บันทึกเลขมิเตอร์น้ำประปาและไฟฟ้า

ลืมวิธีการ “จดมิเตอร์” แบบเดิม ๆ ไปได้เลย ไม่จำเป็นต้องพกกระดาษปากกา ไม่จำเป็นต้องนำข้อมูลกลับมาคีย์ซ้ำอีกรอบ เพราะถ้าใช้ Horga Apartment โปรแกรมห้องเช่า คุณสามารถบันทึกตัวเลขมิเตอร์บนแอปพลิเคชั่นได้โดยตรง ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกเอาไว้ในฐานข้อมูล เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการนำไปคำนวณค่าเช่าหอพัก

2.      ระบบจะคำนวณค่าเช่าของแต่ละห้องโดยอัตโนมัติ

เมื่อจดมิเตอร์ ค่าน้ำ ค่าไฟ ใส่เข้าไปในแอปพลิเคชั่น Horga Apartment โปรแกรมห้องเช่า เรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการคำนวณค่าเช่าออกมาให้อัตโนมัติ ไม่ต้องกดเครื่องคิดเลขเพิ่มเติมแต่อย่างใด หากมีค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ก็สามารถกรอกเพิ่มเติมลงไปได้ จากนั้นก็จะได้รับใบแจ้งหนี้หอพักที่พร้อมส่งให้กับผู้เช่า

3.      ส่งบิลค่าเช่าออนไลน์ผ่าน Horga Living

เมื่อได้ใบแจ้งหนี้มาแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการ “ส่งบิลออนไลน์” วิธีที่สะดวกที่สุดคือการส่งบิลผ่านแอปพลิเคชั่น Horga Living ซึ่งสามารถกดส่งพร้อมกันทีเดียวให้กับผู้เช่าทุกคน หรือในกรณีที่ผู้เช่าไม่สะดวกโหลดแอปพลิเคชั่น Horga Living ก็สามารถส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางอื่น ๆ ได้ตามสะดวก

Horga Living คืออะไร ? เกี่ยวข้องอย่างไรกับ Horga Apartment

หาก Horga Apartment เป็นโปรแกรมหอพักที่อำนวยความสะดวกกับเจ้าของกิจการ Horga Living คือแอปพลิเคชั่นที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อความสะดวกของผู้เช่า ทั้งสองแอปพลิเคชั่นพัฒนาเพื่อทำงานเชื่อมโยงกัน ภายในแอปพลิเคชั่น Horga Living จะมีฟีเจอร์สำหรับผู้เช่าให้เลือกใช้บริการมากมาย เช่น รับบิล จ่ายบิล อัปเดตข่าวสารในหอพัก หรือ การแจ้งซ่อมพร้อมติดตามสถานะได้ตลอด 24 ชั่วโมง สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีผ่าน App Store และ Google Play

การใช้ใบแจ้งหนี้หอพักออนไลน์ ดีกว่าใบแจ้งหนี้แบบเดิมอย่างไร ?

• ลดขั้นตอนการทำงานของเจ้าของหอพัก เนื่องจากการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ มีระบบที่สามารถคำนวณค่าเช่าให้โดยอัตโนมัติ
• โอกาสจะเกิดข้อผิดพลาดน้อยมาก การคำนวณค่าเช่าจากโปรแกรมหอพัก เมื่อเทียบกับวิธีการคำนวณด้วยมือ โอกาสเกิดข้อผิดพลาดนั้นน้อยมาก
• ผู้เช่าได้รับบิลรวดเร็ว หมดปัญหาเจ้าของหอพักส่งบิลค่าเช่าให้ช้าในช่วงต้นเดือน และยังการันตีว่าได้รับบิลแน่นอน เพราะส่งให้โดยตรงผ่านโทรศัพท์มือถือ ไม่ต้องคอยไปเสียบไว้ตามประตูอีกต่อไป
• ตรวจสอบรายละเอียดย้อนหลังได้ โปรแกรมหอพักมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ช่วยให้ค้นข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารนาน ๆ เหมือนแต่ก่อนอีกต่อไป
• ติดตามสถานะการชำระเงินได้ง่าย การส่งบิลค่าเช่าออนไลน์ผ่านโปรแกรมหอพัก สามารถติดตามสถานะการจ่ายเงินได้แบบเรียลไทม์ รู้ได้ทันทีว่าห้องไหนจ่ายแล้ว ห้องไหนยังไม่จ่าย

ใช้ใบแจ้งหนี้แบบออนไลน์ มีวิธีการติดตามค่าเช่าหอพักอย่างไรบ้าง ?

การใช้ใบแจ้งหนี้หอพัก ก็ยังมีความกังวลอยู่เช่นกัน เพราะมีเจ้าของกิจการหอพักหลายคนเกรงว่า จะมีปัญหาเรื่องของการ “ติดตามค่าเช่า” เนื่องจากไม่ได้เจอหน้ากับผู้เช่า ซึ่งบนโปรแกรมหอพัก Horga Apartment หลังจากส่งบิลให้กับผู้เช่าแล้ว หากผู้เช่าชำระค่าเช่าผ่านแอปพลิเคชั่น Horga Living ระบบสามารถตรวจสอบสลิปโอนเงินได้อัตโนมัติ และเปลี่ยนสถานะผู้เช่าคนนั้น ๆ เป็น “จ่ายแล้ว” แบบเรียลไทม์ เจ้าของหอพักสามารถรู้ได้เลยว่าห้องไหนจ่ายค่าเช่าแล้ว ห้องไหนยังค้างชำระอยู่ ที่สำคัญคือระบบตรวจสลิปโอนเงิน ช่วยป้องกันสลิปปลอมได้อีกด้วย

ลดปัญหาความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ ด้วยการรวมเอาไว้ในที่เดียว

ลืมขั้นตอนอันยุ่งยากของการทำใบแจ้งหนี้หอพักไปได้เลย เพราะตอนนี้สามารถใช้โปรแกรมหอพัก Horga Apartment เข้ามาช่วยคำนวณค่าเช่ารายเดือน พร้อมออกบิลค่าเช่าส่งต่อถึงมือของผู้เช่าได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูกเชื่อมโยงเอาไว้ด้วยกัน ทำให้ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ เหมือนแต่ก่อน ลดขั้นตอนการทำงานให้น้อยลง โอกาสเกิดความผิดพลาดก็จะน้อยลง ที่สำคัญคือตัวโปรแกรมยังมีฟีเจอร์ต่าง ๆ อีกมากมาย ซึ่งถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อเจ้าของกิจการหอพักโดยเฉพาะ หากสนใจสอบถามเพิ่มเติมได้ที่

ทดลองใช้งานโดยไม่มีข้อผูกมัด 30 วัน

FAQ : คำถามที่พบบ่อย

• ถาม : การออกบิลออนไลน์น่าเชื่อถือหรือไม่ ? 

ตอบ : ความน่าเชื่อถือของบิลหอพักแบบออนไลน์ ขึ้นอยู่กับรายละเอียดต่าง ๆ ที่ถูกระบุเอาไว้ในตัวบิล และที่สำคัญคือข้อมูลต้องแม่นยำ หากข้อมูลผิดพลาดอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นใจผู้เช่าได้

• ถาม : ถ้ามีห้องเช่าหลายห้อง ส่งพร้อมกันได้ไหม ?

ตอบ : ภายในโปรแกรมหอพัก Horga Apartment มีฟีเจอร์ที่สามารถส่งบิลออนไลน์พร้อมกันได้หลาย ๆ ห้องในเวลาเดียวกัน

• ถาม : นอกจาก ค่าน้ำ และ ค่าไฟ เพิ่มค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ได้หรือไม่ ?

ตอบ : สามารถเพิ่มได้ ในใบแจ้งหนี้หอพักที่ออกโดย Horga Apartment โปรแกรมห้องเช่า สามารถระบุค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าปรับ หรือ ค่าส่วนกลาง เป็นต้น