เลิกทำบิลค่าเช่าด้วยมือและ Exel วิธีลดเวลาวุ่นวายช่วงสิ้นเดือนและข้อผิดพลาด

ในช่วงสิ้นเดือนสำหรับเจ้าของอพาร์ทเม้นท์ เปรียบเสมือนปรากฏการณ์เดจาวู ที่ต้องกลับมาเจอกับขั้นตอนการทำงานเดิม ๆ ซ้ำ ๆ โดยเฉพาะการออกบิลอพาร์ทเม้นท์ ที่เริ่มจากการจดมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟ แล้วค่อยนำมาคำนวณเป็นค่าเช่ารายเดือน แถมยังมีงานสิ้นเดือนอีกหลายอย่างที่ถาโถมเข้ามาในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้กลายเป็นช่วงที่เต็มไปด้วยความวุ่นวาย บทความนี้เราอยากจะแนะนำให้รู้จักกับ Horga Apartment โปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ ที่จะเข้ามาช่วยลดความวุ่นวายช่วงสิ้นเดือน และลดโอกาสเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการทำงานให้น้อยลง

ปัญหาที่แก้ไม่ตก ของการออกบิลค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ด้วยมือและยังใช้โปรแกรม Excel

สาเหตุของปัญหาซึ่งทำให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ต้องเจอสถานการณ์สุดแสนจะวุ่นวาย มักเกิดจากขั้นตอนการออกบิลอพาร์ทเม้นท์ที่ยังเป็นวิธีการเดิม ๆ ใช้โปรแกรมเดิม ๆ เช่น การจดข้อมูลทุกอย่างลงในกระดาษ ก่อนนำข้อมูลเหล่านั้นมาคีย์ลงในโปรแกรม Excel แล้วค่อยคำนวณออกมาเป็นบิลค่าเช่า ซึ่งอาจดูเป็นขั้นตอนที่ไม่ได้มีความซับซ้อน แต่อย่าลืมว่าอพาร์ทเม้นท์ไม่ได้มีแค่ห้องเดียว ต้องทำขั้นตอนเหล่านี้ซ้ำ ๆ จนกว่าจะครบทุกห้อง ตัวอย่างของปัญหาที่พบได้บ่อย ๆ ก็จะมีดังต่อไปนี้

• ความผิดพลาดที่เกิดจากการคีย์ข้อมูล

หากยังอาศัยการคีย์ข้อมูลด้วยมือเพื่อคำนวณค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ ขณะคีย์ข้อมูลจำนวนมากลงในคอมพิวเตอร์ เพียงพิมพ์ตัวเลขผิดแม้แต่ตัวเดียว หรือเลือกช่องข้อมูลบน Excel ผิดไปแม้แต่ช่องเดียว ข้อมูลค่าน้ำค่าไฟก็จะคลาดเคลื่อนจากที่ควรจะเป็น การต้องเผชิญกับตัวเลขจำนวนมาก ส่งผลให้ต้องจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์นาน ๆ ความเหนื่อยล้าจากการทำงานหนัก ก็เป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นมาได้ และเมื่อเกิดความผิดพลาด ก็ต้องกลับมาแก้ไขอีกครั้ง ซึ่งจะยิ่งเพิ่มความเหนื่อยล้าให้มากกว่าเดิมเข้าไปอีก

• ต้องทำงานซ้ำ ๆ ในทุกช่วงสิ้นเดือน

งานสิ้นเดือนสำหรับเจ้าของอพาร์ทเม้นท์เป็นเรื่องที่ซ้ำซากจำเจ สิ่งที่ต้องทำก็จะเป็นขั้นตอนเดิม ๆ จดมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟ นำข้อมูลมาคีย์ลงคอมพิวเตอร์ คำนวณข้อมูลออกมาเป็นบิลค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ นำบิลไปส่งให้ผู้เช่า รอให้ผู้เช่าชำระเงิน วงจรการทำงานแบบนี้จะดำเนินไปเรื่อย ๆ ในทุกช่วงสิ้นเดือน ปัญหาที่พบคือบางขั้นตอนการทำงาน เป็นการทำงานซ้ำโดยไม่เกิดประโยชน์ เพราะเป็นสิ่งที่ทำซ้ำไปแล้วในเดือนก่อนหน้า หากไม่มีการวางแผนงานดี ๆ ไม่มีการจัดลำดับความสำคัญ ก็จะต้องเผชิญกับงานที่วุ่นวายเช่นนี้เป็นประจำในทุก ๆ เดือน

• เสียทั้งพลังงาน เสียทั้งเวลา ไปกับงานสิ้นเดือน

การออกบิลค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ช่วงสิ้นเดือน เป็นงานที่กัดกินพลังงานของเจ้าของอพาร์ทเม้นท์อย่างมาก เนื่องจากต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากในระยะเวลาที่จำกัด และในบางเดือนหากมีผู้เช่าย้ายออก งานก็จะทวีคูณขึ้นไปอีก การที่ยังทำงานด้วยวิธีเดิม ๆ เน้นใช้การคำนวณด้วยมือ ยังใช้โปรแกรมที่ไม่สอดคล้องกับการบริหารอพาร์ทเม้นท์ อาจทำให้ต้องเสียทั้งเวลา เสียทั้งพลังงาน บางครั้งความเหนื่อยล้าที่สะสม ก็ส่งผลกระทบต่อสุขภาพในระยะยาว และผลลัพธ์ที่ได้จากความทุ่มเท อาจไม่ได้ส่งผลดีต่อธุรกิจอย่างที่คาดหวังเอาไว้

ลดเวลาทำบิลค่าเช่าช่วงสิ้นเดือน ทดลองใช้ฟรี 30 วัน

ระบบบริหารจัดการอพาร์ทเม้นท์ ช่วยลดงานช่วงสิ้นเดือนได้จริงหรือไม่ ?

ปัญหาของความวุ่นวายในช่วงการออกบิลค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ มักเกิดจากขั้นตอนการทำงานที่กระจัดกระจาย ส่งผลให้มีขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนมากเกินจำเป็น การนำเอา “ระบบบริหารจัดการอพาร์ทเม้นท์” เข้ามาใช้งาน เป็นการเชื่อมโยงขั้นตอนการทำงานเข้าหากัน ลดขั้นตอน ลดระยะเวลา เพิ่มความแม่นยำในการออกบิล และในระบบยังมีฟีเจอร์อีกหลายอย่าง ซึ่งถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้การบริหารอพาร์ทเม้นท์ทำได้ง่ายขึ้น เพียงเปลี่ยนวิธีการทำงานเดิม ๆ ให้กลายเป็นระบบดิจิทัล ความวุ่นวายในช่วงสิ้นเดือนก็จะลดน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด

Horga Apartment ช่วยลดขั้นตอนการคิดค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ ลดความวุ่นวายในทุกสิ้นเดือน

ความวุ่นวายที่เคยเจอในทุกสิ้นเดือน จากการออกบิลค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ จะกลายเป็นขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่ายในทันที เมื่อนำระบบบริหารอพาร์ทเม้นท์ Horga Apartment เข้ามาเป็นตัวช่วย เพราะข้อมูลทุกอย่างถูกรวมเอาไว้ในที่เดียว การคำนวณค่าเช่า การออกใบแจ้งหนี้ ทำได้ง่าย ๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ ในทุกเดือน โอกาสเกิดความผิดพลาดก็จะน้อยลง และสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย

เปลี่ยนงานทำบิลที่วุ่นวายให้เป็นระบบ ทดลองใช้ฟรี 30 วัน

Frequently Asked Questions

งานสิ้นเดือนสำหรับเจ้าของอพาร์ทเม้นท์คืออะไร?

งานสิ้นเดือนสำหรับเจ้าของอพาร์ทเม้นท์คือการจัดการงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อนขึ้นเดือนใหม่ เช่น คำนวณค่าเช่า ออกบิลค่าเช่า ตรวจสอบการชำระเงิน จัดการผู้เช่าที่ย้ายออก และเตรียมห้องสำหรับผู้เช่ารายใหม่ ซึ่งหากทำหลายขั้นตอนด้วยตัวเองอาจใช้เวลาค่อนข้างมาก

ทำไมการคิดค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ด้วยมือจึงใช้เวลานาน?

การคิดค่าเช่าด้วยมือต้องรวบรวมข้อมูลหลายส่วนและคำนวณค่าใช้จ่ายของแต่ละห้องแยกกัน ทั้งค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และรายการอื่น ๆ จึงมีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการคีย์หรือคำนวณข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อเจ้าของอพาร์ทเม้นท์ต้องจัดการหลายห้องพร้อมกัน

เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ต้องคำนวณค่าเช่าหลายห้อง จะลดขั้นตอนการทำงานได้อย่างไร?

Horga Apartment คือ โปรแกรมจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพักที่ช่วยคำนวณค่าเช่าจากข้อมูลมิเตอร์และรายการเรียกเก็บของแต่ละห้อง ทำให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ไม่ต้องคำนวณค่าใช้จ่ายด้วยมือทุกห้อง ช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดก่อนออกบิล

หากต้องออกบิลค่าเช่าหลายห้องช่วงสิ้นเดือน มีตัวช่วยอะไรบ้าง?

Horga Apartment คือ ระบบบริหารอพาร์ทเม้นท์ที่ช่วยจัดทำบิลค่าเช่าจากข้อมูลของผู้เช่าและค่าใช้จ่ายแต่ละห้อง ทำให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์สามารถจัดการบิลได้เป็นระบบ ลดขั้นตอนการทำบิลด้วยมือ และช่วยเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับส่งให้ผู้เช่าได้รวดเร็วขึ้น

Horganice ที่เจ้าของอพาร์ทเม้นท์เคยใช้จัดการงานสิ้นเดือน เปลี่ยนเป็น Horga Apartment แล้วหรือไม่?

Horga Apartment คือชื่อปัจจุบันของผลิตภัณฑ์ที่เดิมใช้ชื่อ Horganice โดย Horganice ได้เปลี่ยนชื่อเป็น Horga Apartment และยังคงเป็นผลิตภัณฑ์สำหรับช่วยเจ้าของอพาร์ทเม้นท์จัดการงานต่าง ๆ เช่น คำนวณค่าเช่า ออกบิล จัดการมิเตอร์ และติดตามการชำระเงิน ดังนั้นหากเคยใช้ Horganice ในการจัดการงานสิ้นเดือน สามารถเชื่อมโยงกับ Horga Apartment ได้ค่ะ