ระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์ ช่วยลดความเสี่ยงเรื่องการโดนโกงได้อย่างไร

คำว่าเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ ไม่เข้าใครออกใคร เป็นคำที่จริงแท้อยู่เสมอ การเป็นเจ้าของกิจการมีหนึ่งเรื่องที่ควรระวัง คืออย่าไว้ใจใครมากจนเกินไป ปัญหาการโกงเกิดขึ้นได้กับทุกธุรกิจ และส่วนมากมักจะเกิดจากบุคคลภายใน เพราะฉะนั้นบทความนี้เราจะมานำเสนอ “ความเสี่ยง” ของการทำธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ จะทำอย่างไรเพื่อลดโอกาสถูกทุจริตในอพาร์ทเม้นท์ และการเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพัก สามารถลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาได้จริงหรือไม่ ตามหาคำตอบไปพร้อม ๆ กันได้ในบทความนี้

การทุจริตที่พบบ่อยในธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ ความเสี่ยงของเจ้าของกิจการต้องเผชิญ

ความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตในอพาร์ทเม้นท์ อาจมาจากสาเหตุทั้งภายในและภายนอก เช่น พนักงานอาจรับเงินสดแล้วบันทึกยอดไม่ครบถ้วน การเปลี่ยนบัญชีเพื่อรับเงิน หรือการขโมยเงินสดไปใช้เพื่อการส่วนตัว และเคยมีกรณีที่ผู้เช่าแสร้งว่าชำระค่าเช่าแล้ว โดยส่งสลิปปลอมเพื่อยืนยันการชำระเงิน หากการบริหารธุรกิจอพาร์ทเม้นท์มีช่องโหว่ ก็จะเป็นการเปิดโอกาสให้มีการทุจริตเกิดขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ในปี 2566 มีรายงานว่าเจ้าของอพาร์ทเมนท์แห่งหนึ่ง กล่าวหาว่าพนักงานเปลี่ยน QR Code รับเงินเป็นบัญชีส่วนตัว มีความเสียหายรวมแล้วมากกว่า 100,000 บาท

การบริหารใน “รูปแบบเก่า” เสี่ยงต่อการทุจริตในอพาร์ทเม้นท์ เกิดจากสาเหตุอะไร ?

การบริหารธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ในรูปแบบเก่า หมายถึงการยังใช้วิธีคีย์ข้อมูลเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ในทุกช่วงสิ้นเดือนที่ต้องออกบิลค่าเช่า หรือยังใช้โปรแกรม Excel ในการทำบัญชี ออกบิลค่าเช่า รวมถึงการเก็บเอกสารสำคัญในรูปแบบกระดาษ ซึ่งทั้งหมดไม่ใช่สาเหตุของการทุจริตในอพาร์ทเม้นท์โดยตรง แต่ปัญหามักจะเกิดขึ้นเมื่อขั้นตอนการทำงานแบบเดิม ไม่มีขั้นตอนการตรวจสอบที่รัดกุมมากพอ มีช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการทุจริตได้ ยกตัวอย่างเช่น

• ข้อมูลถูกแก้ไขโดยไม่มีหลักฐานให้ติดตาม

เมื่อข้อมูลสำคัญถูกจัดเก็บเอาไว้ในไฟล์ Excel ซึ่งพนักงานหลาย ๆ คน สามารถเข้ามาเปิดดูข้อมูล และสามารถแก้ไขข้อมูลได้ นั่นคือช่องโหว่ขนาดใหญ่ที่อาจก่อให้เกิดการทุจริตในธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ได้ง่าย ในเมื่อใคร ๆ ก็สามารถเข้ามาแก้ไขข้อมูลได้ ข้อมูลที่เจ้าของกิจการรับรู้อาจเป็นข้อมูลเท็จทั้งหมด รายได้ที่แท้จริงอาจมีบางส่วนที่ถูกแก้ไขแล้วยักยอกไปใช้ส่วนตัว หรือบางครั้งอาจเป็นการแก้ไขตัวเลขเพื่อให้ได้เงินส่วนต่างเข้ากระเป๋าตัวเอง หากไม่สามารถตรวจสอบประวัติการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังได้ ก็จะอยู่ในจุดที่ “จับมือใครดมไม่ได้”

• ขั้นตอนการรับเงินและการบันทึกยอดแยกออกจากกัน

ขั้นตอนการทำงานที่ไม่เชื่อมโยงกัน ก็เป็นหนึ่งในปัญหาที่ก่อให้เกิดการทุจริตในองค์กรอยู่บ่อย ๆ โดยเฉพาะในช่วงสิ้นเดือนที่ต้องเก็บค่าเช่าจากผู้เช่า หากขั้นตอนการรับเงิน และขั้นตอนการบันทึกยอดถูกแยกออกจากกัน นั่นคือช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการทุจริตได้ เช่น พนักงานรับเงินค่าเช่ามาแล้ว แต่อาจไม่นำเงินจำนวนนั้นไปเข้าสู่ระบบบัญชี หรืออาจเกิดจากผู้เช่านำสลิปปลอมมาใช้ยืนยันการชำระเงิน หากไม่มีการตรวจสอบก็จะไม่รู้เลยว่าเงินไม่ได้เข้าบัญชี เป็นต้น

• ไม่สามารถควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน

หากพนักงานทุกคนเข้าถึงไฟล์สำคัญได้ทั้งหมด โดยไม่มีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง ความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตนั้นสูงมาก เนื่องจากใครก็สามารถเข้ามาแก้ข้อมูลในไฟล์ได้ หรืออาจนำข้อมูลผู้เช่าไปใช้ในวัตถุประสงค์ที่ไม่ดี ซึ่งไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใด ก็อาจทำให้เกิดความเสียหายใหญ่ต่อธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ การป้องกันคือจำกัดบุคคลที่จะเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ เริ่มจากการแบ่งหน้าที่ในอพาร์ทเม้นท์ให้ชัดเจน และควรเข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะหน้าที่ซึ่งได้รับมอบหมายเท่านั้น ไม่ควรปล่อยให้ข้อมูลถูกเข้าถึงได้ง่ายจนเกินไป

บริหารอพาร์ทเม้นท์อย่างเป็นระบบ ลดช่องโหว่การทุจริต ทดลองใช้ฟรี 30 วัน

เปลี่ยนวิธีบริหารอย่างไร ถึงจะลดความเสี่ยงการทุจริตในอพาร์ทเม้นท์

การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตในธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ คือการจัดวางระบบการบริหารให้ “ไร้ช่องโหว่” มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะช่องโหว่ในการทำงานคือลู่ทางที่ก่อให้เกิดการทุจริต เริ่มจากวิธีการทำงานควรเป็นระบบ มีการแบ่งหน้าที่ชัดเจน แบ่งความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน และจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากทำให้ระบบการทำงานสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งเป็นการตรวจสอบโดยชอบธรรม ไม่ใช่การที่เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ต้องมานั่งเฝ้าธุรกิจตลอดเวลา ซึ่งโปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ Horga Apartment ช่วยเจ้าของอพาร์ทเม้นท์ในส่วนนี้ได้

การใช้โปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ Horga Apartment ป้องกันการทุจริตได้อย่างไร ?

• รวมข้อมูลสำคัญในอพาร์ทเม้นท์เอาไว้ในระบบเดียว เช่น ข้อมูลผู้เช่า เอกสารสัญญาเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ข้อมูลการชำระเงิน ลดช่องโหว่ที่ก่อให้เกิดการทุจริตภายในองค์กร  
•  เจ้าของอพาร์ทเม้นท์สามารถตรวจสอบประวัติการทำรายการย้อนหลังของพนักงานได้ แสดงให้เห็นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในระบบ หากมีการทำรายการที่ผิดปกติ ก็สามารถตรวจพบได้รวดเร็ว
•  มีระบบตรวจสอบสลิปโอนเงิน เมื่อมีการชำระเงินเข้ามาสู่ระบบ ช่วยให้เจ้าของกิจการตรวจสอบยอดเงินได้เร็ว และยังเป็นปราการด่านแรกที่ช่วยป้องกันการทุจริตจากการใช้สลิปโอนเงินปลอม
• สามารถบริหารอพาร์ทเม้นท์ได้จากทุกที่ทุกเวลา มองเห็นการทำงานของพนักงาน มองเห็นข้อมูลโดยรวมของธุรกิจ โดยที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่อพาร์ทเม้นท์ตลอดเวลา
• นอกจากป้องกันความเสียหายจากการทุจริต โปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ Horga Apartment ยังช่วยลดความเสียหายที่เกิดจากความผิดพลาดในการทำงานได้อีกด้วย เพราะไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน

ลดช่องโหว่ในขั้นตอนการทำงาน ป้องกันการทุจริตด้วย Horga Apartment

การทุจริตในธุรกิจอพาร์ทเม้นท์มักจะเริ่มต้นขึ้นจากจุดเล็ก ๆ ที่ถูกมองข้าม และเกิดจากขั้นตอนการทำงานที่มีช่องโหว่ การนำเอาระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพัก Horga Apartment มาใช้งาน เป็นการลดช่องโหว่ในขั้นตอนการทำงาน และช่วยให้เจ้าของกิจการอพาร์ทเม้นท์มองเห็นภาพรวมได้มากขึ้น แม้จะไม่ได้นั่งเฝ้าอยู่ที่อพาร์ทเม้นท์ทุกวันก็ตาม พร้อมด้วยฟีเจอร์อีกหลายอย่าง ที่จะยกระดับการบริหารธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ให้เหนือระดับกว่าที่เคย หากสนใจใช้บริการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Line : @horgaapartment

ลดความเสี่ยงโดนโกงด้วย Horga Apartment ทดลองใช้ฟรี 30 วัน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบตรวจสลิปปลอมของ Horga Apartment ทำงานอย่างไร?

ระบบตรวจสอบสลิปของ Horga Apartment ช่วยตรวจสอบข้อมูลการชำระเงินของผู้เช่าโดยอัตโนมัติ เมื่อผู้เช่าอัปโหลดสลิปผ่านแอปพลิเคชัน ระบบจะตรวจสอบข้อมูลการชำระและช่วยแจ้งสถานะให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ทราบ ทำให้ลดขั้นตอนการตรวจสอบสลิปด้วยตัวเอง

เจ้าของอพาร์ทเม้นท์มีพนักงานหลายคน จะกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างไร?

Horga Apartment สามารถเพิ่มผู้ดูแลและกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้เหมาะกับหน้าที่ของแต่ละคนได้ ช่วยให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและแบ่งหน้าที่ในการจัดการระบบให้เป็นสัดส่วนมากขึ้น

เจ้าของอพาร์ทเม้นท์ที่มีผู้ดูแลหลายคน จะจัดการสิทธิ์การใช้งานให้เป็นระบบได้อย่างไร?

Horga Apartment คือ ระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพักที่ช่วยให้เจ้าของอพาร์ทเม้นท์เพิ่มผู้ดูแลและกำหนดสิทธิ์การใช้งานตามหน้าที่ ทำให้สามารถแบ่งการเข้าถึงข้อมูลให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคน และช่วยควบคุมการจัดการข้อมูลภายในระบบได้สะดวกขึ้น

หากเจ้าของธุรกิจอพาร์ทเม้นท์ต้องการให้พนักงานช่วยดูแลระบบ มีวิธีจัดการสิทธิ์อย่างไร?

Horga Apartment คือ ระบบบริหารอพาร์ทเม้นท์ที่ช่วยกำหนดสิทธิ์การใช้งานของผู้ดูแลแต่ละราย เจ้าของธุรกิจอพาร์ทเม้นท์สามารถเพิ่มผู้ใช้งานและจัดการสิทธิ์ให้เหมาะกับความรับผิดชอบของพนักงาน ช่วยให้การแบ่งหน้าที่และการเข้าถึงข้อมูลภายในระบบเป็นระเบียบมากขึ้น

Horganice ที่เคยใช้จัดการอพาร์ทเม้นท์ เปลี่ยนเป็น Horga Apartment แล้วหรือไม่?

Horga Apartment คือชื่อปัจจุบันของผลิตภัณฑ์ที่เดิมใช้ชื่อ Horganice โดย Horganice ได้เปลี่ยนชื่อเป็น Horga Apartment และยังคงเป็นระบบสำหรับช่วยเจ้าของอพาร์ทเม้นท์บริหารจัดการงานต่าง ๆ เช่น การตรวจสอบการชำระเงิน การจัดการผู้ใช้งาน และการบริหารข้อมูลอพาร์ทเม้นท์ ดังนั้นข้อมูลหรือเนื้อหาเดิมที่กล่าวถึง Horganice สามารถเชื่อมโยงกับ Horga Apartment ได้ค่ะ