Excel เป็นโปรแกรมที่คนไทยทุกคนต่างก็คุ้นเคย เพราะถูกนำมาใช้ในการทำงานด้านข้อมูลในธุรกิจทุกรูปแบบ ในธุรกิจหอพักเองก็นำเอาโปรแกรมนี้มาใช้งานเช่นเดียวกัน ที่พบมากที่สุดจะเป็นการนำมาใช้เพื่อคำนวณค่าน้ำค่าไฟเพื่อออกบิลค่าเช่าหอพักประจำเดือน แต่รู้หรือไม่ ? ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย จากการคีย์ข้อมูลผิดไปแค่ 1 ช่อง อาจส่งผลกระทบต่อข้อมูลที่เหลือทั้งหมด บทความนี้เราจะมาแนะนำจุดที่มักผิดพลาดบ่อย ๆ ในการใช้ Excel ออกบิลค่าเช่าหอพัก พร้อมแนะนำว่าการเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมหอพักดีกว่าอย่างไร
ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อย หากใช้โปรแกรม Excel ออกบิลค่าเช่าหอพัก
เนื่องจาก Excel เป็นโปรแกรมตารางคำนวณ ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้หลากหลาย โดยเฉพาะการจัดการข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว แต่สำหรับการนำมาใช้เพื่อคำนวณค่าเช่าหอพัก ก็ยังพบว่ามีความเสี่ยงจะเกิดข้อผิดพลาดได้เช่นกัน โดยเหล่านี้คือข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อย ๆ มาดูกันว่าส่วนมากเกิดขึ้นจากสาเหตุอะไร และจะส่งผลกระทบอะไรต่อธุรกิจหอพักบ้าง
- คีย์ข้อมูลลงใน Excel ผิดพลาด
ขั้นตอนการคำนวณค่าน้ำค่าไฟโดยทั่วไป เจ้าของหอพักจะต้องบันทึกเลขมิเตอร์ของห้องพักทั้งหมด จากนั้นนำมาคีย์ลงใน Excel ซึ่งอาจใส่สูตรคำนวณเอาไว้แล้ว ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ “คีย์ข้อมูลผิด” อาจเริ่มจากการจดเลขมิเตอร์ผิด หรือกรอกข้อมูลผิด เพียงตัวเลขเดียวที่ผิดพลาดไป ก็เพียงพอที่จะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณค่าเช่าหอพัก และถ้าข้อผิดพลาดไม่ได้ถูกตรวจพบ ก็จะทำให้เกิดข้อผิดพลาดต่อเนื่องไปถึงเดือนถัด ๆ ไป เนื่องจากต้องนำข้อมูลมิเตอร์ของเดือนนี้ ไปใช้คำนวณค่าเช่าหอพักในเดือนหน้า
- ใส่สูตรคำนวณผิดพลาด
สิ่งที่ทำให้ Excel เป็นที่นิยมในการออกบิลค่าเช่าหอพัก เพราะสามารถ “ใส่สูตรคำนวณ” เพื่อให้รวดเร็วต่อการใช้งาน เวลากรอกข้อมูลเลขมิเตอร์เข้าไปแล้ว โปรแกรมจะคำนวณผลลัพธ์ออกมาให้ทันที ซึ่งจุดนี้ก็เป็นสิ่งที่พบข้อผิดพลาดได้บ่อย เนื่องจากบางครั้งผู้ใช้งานอาจใส่สูตรคำนวณผิด หรืออาจเกิดจากการเลือกช่องสำหรับคำนวณผิดพลาดไป นั่นทำให้ผลลัพธ์ที่ถูกคำนวณออกมาไม่ใช่ตัวเลขที่ควรจะเป็น และด้วยพฤติกรรมการใช้ Excel มักจะนำเอาสูตรคำนวณเดิม ๆ ไปใช้ในจุดอื่น ๆ ก็จะยิ่งทำให้ความผิดพลาดขยายวงกว้างมากขึ้นกว่าเดิม
- ทำไฟล์ข้อมูลสำคัญสูญหาย
แม้ในปัจจุบัน Excel จะสามารถใช้งานออนไลน์ได้แล้ว และสามารถอัปโหลดข้อมูลสำคัญเข้าไปเก็บไว้ในคลาวด์ แต่ก็ยังมีเจ้าของหอพักหลายคนที่ใช้ในรูปแบบออฟไลน์อยู่ นั่นหมายความว่ามีความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหา “ไฟล์เสียหาย” หรือ “ไฟล์สูญหาย” ซึ่งเกิดได้จากหลายสาเหตุ อาจเป็นเพราะคอมพิวเตอร์ที่ใช้มีปัญหา ทำให้ข้อมูลที่ถูกเก็บเอาไว้ไม่สามารถใช้งานได้ หรืออาจเกิดจากคอมพิวเตอร์ที่ติดไวรัส และถ้าไม่มีการจัดเก็บข้อมูลออกมาไว้ในรูปแบบอื่น เท่ากับว่าข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับค่าเช่าหอพักจะเสียหายไปพร้อม ๆ กับไฟล์นั้น
- มีหลายคนที่ใช้งานไฟล์สำคัญร่วมกัน
ในหอพักที่มีทีมงานหลายคนช่วยกันบริหาร และทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ Excel ที่ใช้เพื่อคำนวณค่าน้ำค่าไฟ อาจจะเป็นการที่ทุกคนใช้งานไฟล์ร่วมกัน ผ่านคอมพิวเตอร์หลักของสำนักงาน หรืออาจเป็นการส่งต่อไฟล์ไปมาเพื่อใช้งานร่วมกัน ความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดในกรณีนี้สูงมาก เพราะอาจมีใครบางคนไปแก้สูตรคำนวณ หรืออาจลบข้อมูลสำคัญบางอย่างทิ้งไปโดยไม่ได้ตั้งใจ และในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจมีการแก้ไขข้อมูลบางอย่างเพื่อการทุจริตภายในองค์กร เพราะเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ ไม่เข้าใครออกใคร
จัดการข้อมูลสำคัญในหอพักอย่างไร ให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด
สำหรับหอพักที่ยังใช้ Excel ในการออกบิลค่าเช่าหอพัก แล้วกังวลว่าข้อผิดพลาดต่าง ๆ จะเกิดขึ้นกับหอพักของตนเอง หรืออาจเคยเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาแล้ว ตอนนี้กำลังหาวิธีป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำอีก แนวทางการจัดการข้อมูลในหอพัก เพื่อลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด เริ่มจากการ “จัดการข้อมูลให้เป็นระเบียบ” แยกเก็บข้อมูลโดยจำแนกให้ชัดเจน แบ่งตามอาคาร แบ่งตามเดือน แบ่งตามปี และมีการเรียงลำดับเพื่อให้สามารถค้นข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย ที่สำคัญอย่าปล่อยให้มีข้อมูลเก็บไว้เพียงชุดเดียว ควรมีการสำรองข้อมูลเก็บเอาไว้เสมอ
จะรู้ได้อย่างไร ? ว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมหอพัก
Excel ยังคงเป็นโปรแกรมที่ดีสำหรับใช้บริหารธุรกิจหอพัก แต่อาจมีข้อจำกัดหลาย ๆ อย่าง ที่อาจไม่ได้ตอบโจทย์มากนัก โดยเฉพาะการทำงานที่ต้องอาศัยการคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ แม้จะระวังเพียงใดความผิดพลาดก็อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ หากวันหนึ่งคุณรู้สึกว่างานในหอพักเริ่มล้นมือเกินไป ข้อมูลมีจำนวนมากจนยากจะจัดเก็บให้เป็นระเบียบ ต้องเสียเวลาค้นหาเมื่ออยากใช้ข้อมูลย้อนหลัง และพบว่ามีข้อบกพร่องหลาย ๆ อย่างในการดำเนินธุรกิจ นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าหอพักของคุณถึงเวลาแล้วที่ต้องเปลี่ยนมาใช้ “โปรแกรมหอพัก” เพื่อบริหารธุรกิจ
Horga Apartment ตัวช่วยที่ลดงานคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ เพิ่มความแม่นยำให้การออกบิลค่าเช่า
Horga Apartment คือโปรแกรมหอพักที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อ “ช่วยบริหารหอพัก” ภายในเต็มไปด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่เจ้าของหอพักทุกคนต้องการ ซึ่งมีฟีเจอร์ออกบิลค่าเช่าอัตโนมัติที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เพียงกรอกเลขมิเตอร์ผ่านแอปพลิเคชั่นบนมือถือ โปรแกรมก็จะคำนวณค่าเช่าออกมาให้อัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ หลายครั้ง เมื่อขั้นตอนการทำงานลดลง โอกาสเกิดความผิดพลาดก็จะน้อยลง เพิ่มความสะดวกในการทำงาน และยังมีอีกหลายฟีเจอร์ที่ช่วยให้งานในธุรกิจหอพักเชื่อมโยงกันมากขึ้น
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : การใช้ Horga Apartment เท่ากับลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ 100% หรือไม่ ?
ตอบ : ไม่ได้ป้องกันความผิดพลาดได้ 100% เพราะโอกาสเกิดข้อผิดพลาดยังมีอยู่ เช่น การใส่ข้อมูลเลขมิเตอร์ใส่ในระบบผิด เป็นต้น แต่โอกาสเกิดข้อผิดพลาดก็น้อยมาก
- ถาม : หอพักขนาดเล็กควรเลือกใช้บริการ Horga Apartment ด้วยแพ็คเกจใด ?
ตอบ : หากเป็นธุรกิจหอพักขนาดเล็ก มีพนักงานไม่กี่คน มีห้องเช่าไม่กี่ห้อง สามารถเริ่มต้นจากแพ็คเกจ Business เริ่มต้นเพียง 679 บาทต่อเดือน
- ถาม : Horganice และ Horga Apartment เป็นโปรแกรมเดียวกันหรือไม่ ?
ตอบ : เป็นโปรแกรมเดียวกัน โดย Horganice ได้รีแบรนด์เป็น Horga Apartment ระบบภายในยังคงเดิม ผู้ใช้เก่ายังใช้งานได้เหมือนเดิมทั้งหมด