การเป็นเจ้าของกิจการหอพัก ช่วงเวลาที่หนักหน่วงที่สุด คงหนีไม่พ้น “ช่วงสิ้นเดือน” เพราะมีหลายอย่างต้องจัดการให้เรียบร้อย และทุกอย่างต้องทำแข่งกับเวลา จะดีกว่าหรือไม่ ? หากมีตัวช่วยที่เข้ามาลดภาระงานช่วงสิ้นเดือนในหอพัก ทำให้ขั้นตอนการทำงานง่ายยิ่งขึ้น เป็นระบบยิ่งขึ้น และแม่นยำยิ่งขึ้น หากคุณเป็นหนึ่งในเจ้าของกิจการหอพัก ที่กำลังเผชิญกับปัญหางานล้นมือช่วงสิ้นเดือน บทความนี้มีทางเลือกดี ๆ มานำเสนอ
เพราะเหตุใด ? งานสิ้นเดือนของหอพัก ถึงเป็นเรื่องชวนปวดหัวสำหรับเจ้าของธุรกิจ
หากมองจากภายนอก คงมีคนจำนวนไม่น้อยที่คิดว่า การทำธุรกิจหอพักในช่วงสิ้นเดือน คงมีแค่การเรียกเก็บค่าเช่าเท่านั้น แต่ความจริงงานสิ้นเดือนของเจ้าของหอพักมีเยอะมาก เช่น การบันทึกค่าน้ำค่าไฟ การออกบิลค่าเช่า การทำบัญชีรายรับรายจ่าย ไปจนถึงการดำเนินการย้ายออกของผู้เช่า เจ้าของหอพักต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากในระยะเวลาที่จำกัด หากไม่มีการจัดการข้อมูลที่ดีพอ หรือไม่มีทีมงานคอยช่วย จะกลายเป็นช่วงเวลาที่เจ้าของหอพักต้องทำงานหนักมากที่สุด
3 งานหลักช่วงสิ้นเดือนที่เจ้าของหอพักมักพบข้อผิดพลาดอยู่เสมอ
แม้งานสิ้นเดือนหอพักจะมีอยู่หลายอย่าง ซึ่งแต่ละหอพักอาจแตกต่างกันออกไป ด้วยรูปแบบการดำเนินธุรกิจ จำนวนห้องที่ปล่อยเช่า หรือวิธีการจัดการของเจ้าของหอพักแต่ละคน อย่างไรก็ตาม มีงานหลักของธุรกิจหอพักอยู่ 3 อย่าง ซึ่งเจ้าของหอพักหลายคนพูดเป็นเสียงเดียวกันว่าถ้าไม่มีวิธีการจัดการที่ดีพอ มักจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นอยู่เสมอ
1. ออกบิลค่าเช่ารายเดือน
การออกบิลหอพักต้องใช้ข้อมูลหลาย ๆ อย่างมาประกอบกัน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่า ค่าส่วนกลาง ค่าจอดรถ หรือยอดคงค้างจากเดือนก่อน และยิ่งเป็นหอพักที่มีจำนวนห้องเยอะ ๆ เจ้าของหอพักก็ต้องเผชิญกับข้อมูลจำนวนมหาศาลในทุก ๆ ช่วงสิ้นเดือน หากยังใช้วิธีการออกบิลค่าเช่าที่ล้าสมัย ต้องอาศัยการกรอกข้อมูลด้วยมือ หรือต้องกดเครื่องคิดเลขเพื่อคำนวณค่าเช่า นอกจากต้องใช้เวลานาน ยังเสี่ยงจะเกิดข้อผิดพลาดได้ทุกเมื่ออีกด้วย
2. ติดตามผู้เช่าย้ายออก
ช่วงสิ้นเดือนไม่ใช่แค่ช่วงเรียกเก็บค่าเช่าเท่านั้น เพราะยังเป็นช่วงเวลาเดียวกับการย้ายออกอีกด้วย สำหรับผู้เช่าที่ย้ายออก การออกบิลหอพักก็จะแตกต่างจากผู้เช่าทั่วไปโดยสิ้นเชิง เพราะต้องมีการตรวจสอบห้องเสียก่อน เพื่อเช็คว่ามีความเสียหายอะไรหรือไม่ หากมีค่าเสียหายก็ต้องนำไปหักจากเงินประกันที่ผู้เช่าวางเอาไว้ เมื่อเรื่องเอกสารเรียบร้อยแล้ว ก็ต้องกลับมาเตรียมห้องให้พร้อมสำหรับผู้เช่าใหม่อีกครั้งโดยเร็วที่สุด
3. สรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือน
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายประจำเดือน เป็นหนึ่งในงานสิ้นเดือนของหอพักที่พบความผิดพลาดมากที่สุด เพราะการทำบัญชีในธุรกิจหอพัก มีตัวเลขอย่างเดียวไม่พอ ต้องมีเอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายนั้น ๆ เพื่อเตรียมพร้อมหากมีการตรวจสอบบัญชี ปัญหาที่พบบ่อยคือบิลค่าใช้จ่ายสำคัญสูญหาย หรือพบว่ารายจ่ายที่จ่ายจริง ๆ ไม่ตรงกับฐานข้อมูลที่เก็บเอาไว้ ซึ่งการมีข้อผิดพลาดด้านบัญชี จะก่อให้เกิดปัญหาในระยะยาว หากไม่รีบดำเนินการแก้ไขให้เร็วที่สุด
การจัดการข้อมูลสำคัญเพียงใด ต่อการดำเนินธุรกิจหอพัก ?
สาเหตุที่ทำให้เจ้าของหอพักงานล้นมือในช่วงสิ้นเดือน มักเกิดจากการจัดเก็บข้อมูลสำคัญเอาไว้ไม่ดีพอ ไม่ว่าจะเป็นหอพักขนาดใหญ่ หรือหอพักขนาดเล็ก ก็ประสบปัญหานี้ได้เช่นเดียวกัน การที่ข้อมูลสำคัญไม่ได้ถูกจัดเก็บเอาไว้อย่างเป็นระเบียบ การจะนำข้อมูลมาใช้แต่ละทีก็ยุ่งยากซับซ้อน เสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เพราะฉะนั้นเจ้าของหอพักยุคใหม่ จึงเลือกใช้ “โปรแกรมหอพัก” ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูลสำคัญในหอพักเอาไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน ลดขั้นตอนการทำงาน ลดความซับซ้อนของข้อมูล และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
จะดีกว่าหรือไม่ ? หากทุกงานช่วงสิ้นเดือนเชื่อมโยงกันได้ในที่เดียว
สำหรับเจ้าของกิจการที่ประสบปัญหางานสิ้นเดือนของหอพักล้นมือ ต้องหัวหมุนในทุก ๆ สิ้นเดือน การแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือการจัดลำดับงานให้เป็นระบบ เพื่อสร้าง Workflow ในการทำงานให้เป็นแบบแผนมากขึ้น เพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ไปพร้อม ๆ กับการป้องกันปัญหาข้อมูลตกหล่น ซึ่งเป็นสาเหตุของข้อผิดพลาดที่จะทำให้การทำงานยากขึ้นไปมากกว่าเดิม ส่วนวิธีการสามารถเริ่มต้นได้จากขั้นตอนดังต่อไปนี้
- รวบรวมข้อมูลสำคัญเอาไว้ในที่เดียว
เริ่มต้นจากการจัดเก็บข้อมูลสำคัญที่ต้องใช้ช่วงสิ้นเดือนเอาไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน โดยต้องอาศัยการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียบ หากยังใช้ข้อมูลแบบกระดาษก็ต้องจัดเก็บเอาไว้ในแฟ้มเดียวกัน แยกเก็บเอกสารให้สามารถค้นเจอได้ง่าย หรือถ้าเก็บในรูปแบบไฟล์บนคอมพิวเตอร์ ก็ควรมีการจัดการไฟล์ที่ดี เพื่อให้หาเจอได้ง่ายเวลาต้องการใช้งาน และควรมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ป้องกันปัญหาไฟล์สูญหาย หรือในปัจจุบันเจ้าของธุรกิจหอพักหลาย ๆ คน ก็ตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมหอพักช่วยรวบรวมข้อมูลสำคัญเอาไว้ในที่เดียว
- แยกสถานะผู้เช่าให้ชัดเจน มีลำดับขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม
ก่อนที่จะไปถึงขั้นตอนการออกบิลหอพัก ขั้นตอนก่อนหน้านั้นสำคัญมาก เพราะถ้ามีการจัดเรียงลำดับขั้นตอนการทำงานที่ดี จะช่วยให้ผลลัพธ์การทำงานดีขึ้น ลดข้อผิดพลาด ลดการทำงานซ้ำซ้อน และ ความแม่นยำของข้อมูลก็เพิ่มขึ้นอีกด้วย ควรมีการทำ Checklist สิ่งไหนควรทำก่อน สิ่งไหนควรทำหลัง สำหรับงานช่วงสิ้นเดือน โดยสิ่งที่ควรทำเป็นอันดับแรก ๆ คือการตรวจสอบสถานะของผู้เช่า ผู้เช่าคนไหนมียอดค้างชำระ ผู้เช่าคนไหนต้องการย้ายออก หรือ ยังมีห้องว่างให้ผู้เช่ารายใหม่หรือไม่ เป็นต้น
- อัปเดตข้อมูลรายรับรายจ่ายให้เป็นข้อมูลเรียลไทม์เสมอ
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ควรรอทำครั้งเดียวในช่วงสิ้นเดือน เพราะยิ่งปล่อยไว้นาน ยิ่งมีโอกาสที่บิลค่าใช้จ่ายจะสูญหาย ยังไม่รวมกับความหลงลืมที่ทำให้คิดไม่ออกว่าค่าใช้จ่ายนั้น ๆ ใช้ไปกับอะไร เพราะฉะนั้นการทำบัญชีรายรับรายจ่ายควรอัปเดตเป็นเรียลไทม์อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเกิด “รายรับ” หรือ “รายจ่าย” ขึ้นมาระหว่างเดือน ก็ควรบันทึกเอาไว้ในทันที ซึ่งจะช่วยให้งานช่วงสิ้นเดือนลดน้อยลง ไปพร้อม ๆ กับการช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพรวมการเงินภายในหอพักได้มากยิ่งขึ้นในเวลาเดียวกัน
เปลี่ยนช่วงสิ้นเดือนอันแสนวุ่นวาย ให้กลายเป็นวันธรรมดา ด้วย Horga Apartment
เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะช่วยลดภาระงานสิ้นเดือนให้กับเจ้าของหอพัก คือการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ และมีวิธีการทำงานที่เป็นระบบ หากวิธีการบริหารจัดการแบบเดิม ๆ อาจไม่ตอบโจทย์ เราขอแนะนำให้คุณได้รู้จักกับ Horga Apartment โปรแกรมหอพักที่จะเข้ามาช่วยรวบรวมข้อมูลสำคัญต่าง ๆ รวมเอาไว้ในระบบเดียว ด้วยฟีเจอร์สำหรับการบริหารธุรกิจหอพักแบบครบวงจร ช่วยให้ช่วงสิ้นเดือน กลายเป็นแค่หนึ่งวันธรรมดา งานที่เคยต้องทำแบบล้นมือ ก็จะเหลือเพียงขั้นตอนเล็ก ๆ น้อย ๆ เท่านั้น สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
เริ่มต้นเปลี่ยนการบริหารหอพักให้เป็นระบบ ฟรี 30 วัน
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : ธุรกิจหอพักขนาดเล็กเจอปัญหานี้หรือไม่ ?
ตอบ : ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหอพักขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ หากไม่มีการจัดการข้อมูลที่ดีพอ ก็มักจะเจอปัญหางานล้นมือช่วงสิ้นเดือนไม่ต่างกัน
- ถาม : มีงานไหนควรจัดการให้เรียบร้อยก่อนช่วงสิ้นเดือน ?
ตอบ : การทำบัญชีรายรับรายจ่าย คืองานที่ไม่ควรเก็บเอาไว้ทำทีเดียวช่วงสิ้นเดือน หากมีเวลาควรจัดการตั้งแต่เนิ่น ๆ
- ถาม : ถ้าไม่มีพนักงานประจำควรทำอย่างไร ?
ตอบ : เจ้าของหอพักที่บริหารกิจการด้วยตัวคนเดียว อาจต้องการตัวช่วยดี ๆ อย่างโปรแกรมจัดการหอพัก Horga Apartment