ในวันที่ธุรกิจหอพักเติบโต เริ่มมีผู้เช่าเข้ามาใช้บริการมากขึ้น สิ่งที่เพิ่มตามไปด้วยคือ “ภาระหน้าที่” โดยเฉพาะงานหอพักช่วงสิ้นเดือนที่จะเยอะจนทำแทบไม่หวาดไม่ไหว ซึ่งการคำนวณบิลค่าเช่าหอพักเป็นงานที่กินเวลาเยอะกว่าที่หลายคนคิด สำหรับบางหอพักอาจต้องใช้ระยะเวลาหลายวันเลยทีเดียว หากคุณเป็นเจ้าของหอพักที่กำลังเผชิญปัญหานี้อยู่ บทความนี้เราจะพาไปรู้จักกับ Horga Apartment โปรแกรมห้องเช่าที่สามารถลดระยะเวลาการออกบิลค่าเช่า จากหลายวันให้เหลือเพียงแค่ไม่กี่นาที พร้อมเข้าใจปัญหาที่แท้จริง ซึ่งทำให้การออกบิลกินเวลานาน
3 ปัญหาที่มักทำให้การออกบิลค่าเช่าหอพักใช้เวลานาน
ก่อนจะไปทำความเข้าใจกับโปรแกรมห้องเช่า ที่ช่วยให้การคำนวณบิลค่าเช่าหอพักเร็วขึ้น เราอยากให้เริ่มต้นจากการเข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริง ซึ่งทำให้งานหอพักช่วงสิ้นเดือนล้นมือ กินเวลานาน มีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยาก และบางครั้งมักจะมาพร้อมกับความผิดพลาดที่ต้องตามแก้ปัญหาในภายหลัง สำหรับสาเหตุที่ทำให้การออกบิลค่าเช่าหอพักใช้เวลานาน ส่วนมากมักจะเกิดจาก 3 ปัญหาหลัก ๆ ดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลที่ใช้คำนวณค่าเช่าอยู่แยกกัน
การคำนวณค่าเช่า เป็นงานหอพักช่วงสิ้นเดือนที่ต้องอาศัยข้อมูลหลายอย่างมาประกอบกัน เช่น เลขมิเตอร์เดือนก่อนหน้า เลขมิเตอร์เดือนปัจจุบัน ค่าเช่าห้องพัก และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ หากข้อมูลเหล่านี้ถูกจัดเก็บแบบกระจัดกระจาย กว่าจะรวมข้อมูลต่าง ๆ ได้ครบก็จะกินเวลานาน ที่สำคัญคือมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย เมื่อต้องการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังก็ยากที่จะหาข้อมูลเจอได้ง่าย
2. ขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนไม่มีแบบแผน
ความเร็วของการทำงานจะเพิ่มขึ้นทันที หากมีการกำหนดขั้นตอนการทำงานให้มีแบบแผนตายตัว มีขั้นตอนการทำงานที่เหมือนกันในทุก ๆ เดือน และควรกำหนดเป็นมาตรฐานเดียวกัน หากในอนาคตมีทีมงานมาช่วยในเรื่องของการออกบิลค่าเช่าหอพัก วิธีที่แนะนำคือการสร้าง Checklist ขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้มองเห็นว่ามีขั้นตอนการทำงานอย่างไร ขั้นตอนไหนสามารถลดทอนได้บ้าง และรวบรัดขั้นตอนไหนได้บ้าง เป็นต้น
3. ต้องอาศัยการทำงานด้วยการบันทึกด้วยมือ
ในหอพักขนาดเล็กที่มีห้องเช่าไม่กี่ห้อง อาจยังสามารถทำงานด้วยการใช้ระบบมือจด พกสมุดเดินจดมิเตอร์ตามห้อง แล้วนำมากดเครื่องคิดเลข หรือคีย์ข้อมูลลงใน Excel เพื่อจะออกบิลค่าเช่าหอพักแล้วส่งให้ผู้เช่า แต่สำหรับหอพักที่มีจำนวนห้องเยอะ ๆ การทำงานรูปแบบเดิม ๆ อาจไม่เหมาะอีกต่อไป เพราะถึงแม้จะยังได้ผลลัพธ์เหมือนเดิม แต่ต้องใช้ระยะเวลาการทำงานมากกว่าเดิม และยังเหนื่อยมากกว่าอีกด้วย
เชื่อมต่อข้อมูลไว้ในที่เดียว ช่วยให้การออกบิลค่าเช่าหอพักเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
การลดระยะเวลาการออกบิลค่าเช่าหอพักที่มีประสิทธิภาพ คือการรวบรวมข้อมูลเอาไว้ในที่เดียว และทำให้ข้อมูลที่เก็บเอาไว้เชื่อมโยงเข้าหากัน เชื่อว่าปัจจุบันทุกหอพักน่าจะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการทำงาน ยกตัวอย่างเช่น Excel ข้อมูลที่จะถูกนำมาคำนวณค่าเช่า ควรถูกบันทึกเอาไว้ในไฟล์สำหรับการคำนวณ พร้อมกับใส่สูตรคำนวณที่สามารถกรอกข้อมูลลงไปแล้ว โปรแกรมจะคำนวณค่าเช่าออกมาอัตโนมัติ และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลในบิลรอบนี้ เข้ากับบิลในเดือนถัดไปได้ หากทำได้อย่างที่กล่าวไป จะลดขั้นตอนการทำงานไปได้เยอะเลยทีเดียว
การใช้โปรแกรมห้องเช่าช่วยให้การออกบิลง่ายขึ้นอย่างไรบ้าง ?
โปรแกรมห้องเช่าถูกพัฒนาขึ้นมา เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระในการบริหารหอพัก เป็นเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงาน ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนให้น้อยลง และลดโอกาสเกิดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด สำหรับเจ้าของหอพักที่อาจยังไม่เคยลองใช้ แล้วมีข้อสงสัยว่าจะแตกต่างจากการบริหารหอพักแบบเดิม ๆ อย่างไร เราขอยกตัวอย่างในขั้นตอนการออกบิลค่าเช่า มาดูกันเลยว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง
- เปลี่ยนจากการจดเลขมิเตอร์ลงกระดาษ แล้วค่อยนำไปคีย์ใส่โปรแกรมในคอมพิวเตอร์ มาเป็นการกรอกเลขมิเตอร์ผ่านโทรศัพท์มือถือ แล้วข้อมูลจะถูกนำเข้าไปคำนวณค่าเช่าโดยอัตโนมัติ
- เปลี่ยนจากการจัดเก็บข้อมูลแยกกันหลาย ๆ ไฟล์ มาเป็นระบบที่มีฐานข้อมูลเดียว ข้อมูลทั้งหมดเชื่อมโยงเข้าหากัน สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ และมีแดชบอร์ดที่วิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์อีกด้วย
- เปลี่ยนจากการเดินส่งบิลค่าเช่าหอพักทีละห้อง เป็นการส่งบิลค่าเช่าออนไลน์ผ่านแอปพลิเคชั่น โดยเป็นการส่งบิลให้กับผู้เช่าหลายห้องได้ในครั้งเดียว ไม่ต้องเดินให้เหนื่อยอีกต่อไป
- เปลี่ยนจากการทักไลน์ถามว่าจ่ายค่าเช่าแล้วหรือยัง เป็นการตรวจสอบสถานะการชำระเงินผ่านระบบตรวจสลิปอัตโนมัติ เมื่อผู้เช่าจ่ายเงินก็จะเปลี่ยนสถานะเป็น “จ่ายแล้ว” ในทันที ไม่ต้องคอยเช็คยอดเงินด้วยตัวเอง
Horga Apartment เปลี่ยนการออกบิลที่แสนวุ่นวาย ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ๆ แค่ไม่กี่อึดใจ
การออกบิลค่าเช่าหอพักจะไม่ใช่งานที่ลำบากอีกต่อไป เพราะ Horga Apartment สามารถทำให้ขั้นตอนที่เคยกินเวลาหลายวัน ลดลงมาเหลือเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น เนื่องจากโปรแกรมได้เชื่อมโยงข้อมูลต่าง ๆ ทำให้กระบวนการทำงานเรียบง่ายมากกว่าเดิม การจะออกบิลค่าเช่าเพียงกรอกเลขมิเตอร์ลงไปเท่านั้น ระบบก็จะคำนวณค่าเช่าให้ทันที และสามารถส่งบิลให้กับผู้เช่าได้ในคราวเดียว
นอกจากทำให้ขั้นตอนการทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น Horga Apartment ยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นอีกด้วย เพราะขั้นตอนการทำงานที่ลดลง ย่อมลดโอกาสผิดพลาดให้น้อยลง ช่วยเพิ่มเวลาว่างให้กับเจ้าของหอพัก พัฒนาภาพลักษณ์ของธุรกิจให้ทันสมัยมากกว่าเดิม และยังมีฟีเจอร์ต่าง ๆ อีกมากมาย ที่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจ ใช้แค่โปรแกรมเดียว เหมือนมีทีมงานเพิ่มขึ้นมาอีกหลายคน
ใช้งานจริงก่อน ไม่มีค่าใช้จ่าย 30 วัน
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : Horga Apartment เพิ่มผู้ดูแลได้จำนวนกี่คน กำหนดสิทธิ์ได้หรือไม่ ?
ตอบ : สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานของพนักงานได้ตามต้องการ โดยแพคเก็จ Business เพิ่มได้สูงสุด 5 คน ส่วนแพ็คเกจ Professional เพิ่มได้ไม่จำกัดจำนวนคน
- ถาม : Horga Living คือแอปพลิเคชั่นสำหรับอะไร ?
ตอบ : Horga Living เป็นแอปพลิเคชั่นสำหรับผู้เช่า ใช้สำหรับรับข่าวสารต่าง ๆ จากหอพัก ซึ่งจะเชื่อมต่อกับระบบของ Horga Apartment ที่หอพักใช้งาน
- ถาม : ถ้ามีหอพักหลายอาคาร Horga Apartment ยังใช้งานได้อยู่ไหม ?
ตอบ : Horga Apartment จะให้บริการต่อ 1 อาคารเท่านั้น แต่สามารถรวบรวมข้อมูลจากแต่ละอาคารมารวมเป็นข้อมูลชุดเดียวกันได้