สิ้นเดือนจะเป็นช่วงที่งานในหอพักหลาย ๆ อย่าง ถาโถมเข้ามาพร้อมกัน ทั้งการออกบิลค่าเช่า การตรวจสอบยอดชำระ และสิ่งที่ทำให้งานช่วงสิ้นเดือนยุ่งที่สุด คือการที่มีผู้เช่าย้ายเข้า-ผู้เช่าย้ายออกพร้อมกันหลาย ๆ ห้อง การบริหารธุรกิจหอพักด้วยวิธีเดิม ๆ อย่างการใช้ระบบจดมือ จึงอาจไม่ใช่วิธีการที่ใช้ได้ผลอีกต่อไป แถมยังมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดสูงอีกด้วย แล้วควรทำอย่างไรดี ? เพื่อให้งานบริหารหอพักช่วงสิ้นเดือนดำเนินไปได้อย่างราบรื่น บทความนี้มีคำตอบ
ระบบจดมือที่เคยใช้ได้ดี ทำไมถึงเริ่มไม่ตอบโจทย์เมื่อธุรกิจเติบโต ?
ในธุรกิจหอพักยุคก่อน ส่วนมากมักจะใช้วิธีการ “ระบบจดมือ” ซึ่งหมายถึงการจดข้อมูลต่าง ๆ ด้วยปากกา ลงไปในสมุดบัญชีเล่มหนา หรืออาจจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารใส่แฟ้มเอาไว้ แน่นอนว่าถ้าเป็นหอพักที่มีจำนวนห้องไม่มากนัก การใช้วิธีการนี้ยังคงใช้ได้อยู่ แต่ในหอพักที่มีจำนวนห้องเยอะ ๆ ธุรกิจเริ่มขยับขยาย การใช้มือจดอาจไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป ด้วยข้อมูลจำนวนมหาศาลที่ต้องเผชิญในแต่ละเดือน การทำงานอาจยุ่งยาก เกิดข้อผิดพลาดจาก Human Error และเสี่ยงที่ข้อมูลจะตกหล่นจากการจัดเก็บที่ไม่มีประสิทธิภาพ
แม้จะคีย์ข้อมูลเอาไว้ในคอมพิวเตอร์ ก็อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดอีกต่อไป
เจ้าของหอพักหลายแห่ง เริ่มหันมาบริหารหอพักด้วยวิธีที่ทันสมัยมากขึ้น อย่างเช่นการคีย์ข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เอาไว้ในคอมพิวเตอร์ ที่พบได้บ่อยก็จะเป็นการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากเอาไว้ในไฟล์ Excel ซึ่งถ้ายังต้องใช้ขั้นตอนการคีย์ข้อมูลด้วยมือ และจำเป็นต้องคอยคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ นั่นก็แทบไม่ได้แตกต่างอะไรจากการใช้ระบบจดมือ เพียงแค่เปลี่ยนจากการใช้ปากกาเขียนใส่สมุด มาเป็นการพิมพ์เอาไว้ในไฟล์เท่านั้น ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะผิดพลาดยังคงมีอยู่ ที่สำคัญคือยังต้องทำงานซ้ำ ๆ เดิม ๆ แทบไม่ได้ช่วยให้การทำงานสะดวกสบายมากขึ้นแต่อย่างใด
สถานการณ์ตัวอย่าง ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เมื่อมีการย้ายเข้าและย้ายออกพร้อม ๆ กัน
ความยากลำบากของการรับมือกับช่วงสิ้นเดือน ที่มีผู้เช่าย้ายเข้า-ผู้เช่าย้ายออกพร้อม ๆ กัน เจ้าของหอพักต้องจัดการหลาย ๆ อย่างในเวลาอันกระชั้นชิด เช่น ผู้เช่าห้อง A001 แจ้งย้ายออกเอาไว้ ช่วงสิ้นเดือนต้องมีการตรวจสภาพห้อง คำนวณค่าเช่าเดือนสุดท้าย คืนกุญแจห้อง และคืนเงินประกัน ขณะเดียวกันผู้เช่าใหม่ห้อง A002 กำลังจะย้ายเข้า ต้องมีการทำสัญญาเช่า จ่ายเงินแรกเข้า เป็นต้น ลองนึกภาพว่า ถ้าเจ้าของหอพักยังใช้การบริหารหอพักด้วยระบบจดมือ อาจเกิดความสับสนได้ง่าย จนอาจเกิดข้อผิดพลาดที่ทำให้สถานการณ์ยุ่งยากมากกว่าเดิม
วิธีการจัดการข้อมูลในหอพัก ทำอย่างไรให้เป็นระเบียบมากขึ้น
การจัดการข้อมูลหอพักให้เป็นระเบียบ ควรเริ่มจากแนวคิดว่าข้อมูลทุกอย่างล้วนเชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลห้องพัก ข้อมูลผู้เช่า สัญญา ค่าเช่า เงินประกัน หรือประวัติการชำระเงิน หากข้อมูลเหล่านี้ถูกเก็บแยกกันโดยไม่มีรูปแบบชัดเจน เมื่อมีข้อมูลใหม่ ๆ เพิ่มเข้ามาเรื่อย ๆ อาจทำให้สุ่มเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาข้อมูลสูญหายได้ และเวลาอยากจะค้นข้อมูลย้อนหลังก็ทำได้ยาก โดยต่อจากนี้คือวิธีการจัดการข้อมูลในหอพักแบบพื้นฐาน ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลถูกจัดเก็บเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น
- เจ้าของหอพักจะตรวจสอบได้ยากเมื่อเกิดปัญหา การวางระบบข้อมูลตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดงานซ้ำ ลดความสับสน และทำให้การบริหารหอพักในแต่ละเดือนเป็นระบบมากขึ้น
- จัดเก็บข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกสาร หรือในรูปแบบไฟล์ โดยแบ่งออกเป็นหมวดหมู่อย่างชัดเจน
- หากมีทีมงานช่วยบริหารหอพัก ให้ใช้รูปแบบการบันทึกข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน วิธีการจัดเก็บเหมือนกัน เก็บข้อมูลเอาไว้ในไฟล์เดียวกัน มีแบบแผนการจัดเก็บเอกสารแบบเดียวกัน
- กรณีที่ใช้การเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ ควรมีการสำรองข้อมูลอยู่เป็นประจำ ไม่ควรปล่อยให้มีข้อมูลเพียงชุดเดียวเท่านั้น เพราะหากอุปกรณ์เกิดขัดข้อง หรือไฟล์เสียหาย จะได้ไม่สูญเสียข้อมูลทั้งหมดไป
- ใช้โปรแกรมจัดการหอพักเข้ามาช่วย เพราะตัวโปรแกรมจะเก็บข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เช่น ข้อมูลผู้เช่า , บิลค่าเช่า , สัญญาเช่า รวมถึง ข้อมูลด้านบัญชี จัดเก็บเอาไว้ในที่เดียว
5 สัญญาณที่บ่งบอกว่า หอพักมาถึงจุดที่ควรใช้ระบบบริหารหอพักแล้ว
เจ้าของหอพักที่ยังใช้งานระบบจดมือ ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบหอพักเสมอไป หากยังมั่นใจว่าการบริหารหอพักด้วยวิธีเดิมยังมีประสิทธิภาพอยู่ แต่ถ้าเริ่มมี 5 สัญญาณเหล่านี้ คุณอาจต้องเริ่มพิจารณาที่จะนำเอาโปรแกรมดูแลหอพักเข้ามาช่วยบริหารธุรกิจแล้ว
1. ข้อมูลที่จัดเก็บมีเยอะมาก เริ่มหาข้อมูลที่ต้องการได้ลำบากเวลาอยากจะใช้งาน
2. ต้องทำงานหนักขึ้นในช่วงสิ้นเดือน ที่มีทั้งผู้เช่าย้ายเข้าและผู้เช่าย้ายออก
3. เริ่มมีความผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อย โดยเฉพาะในขั้นตอนการออกบิลค่าเช่า
4. เริ่มมีปัญหาในการให้บริการ เช่น พัสดุสูญหาย การแจ้งซ่อมตกหล่น เป็นต้น
5. เจ้าของหอพักเริ่มรู้สึกเหน็ดเหนื่อยกับการบริหารหอพักด้วยตนเอง
Horga Apartment ลดงานที่ยุ่งยากให้เจ้าของหอพัก เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารให้มากขึ้น
จากบทความนี้ จะเห็นได้ชัดเลยว่า การใช้ระบบจดมือยังคงใช้งานได้ แต่อาจไม่ได้ตอบโจทย์กับทุกหอพักเสมอไป โดยเฉพาะหอพักที่กำลังเติบโต มีจำนวนห้องเช่าหลายห้อง การนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่อย่างโปรแกรมหอพัก Horga Apartment จึงเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ เพราะช่วยทำให้ข้อมูลภายในธุรกิจถูกเชื่อมโยงเข้าหากัน การบริหารหอพักจะง่ายขึ้น ลดการทำงานซ้ำซากจำเจ ลดโอกาสผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น แม้จะอยู่ในสถานการณ์ช่วงสิ้นเดือนที่มีผู้เช่าย้ายเข้า-ผู้เช่าย้ายออกพร้อม ๆ กันก็ตาม หากสนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
เปลี่ยนการจัดการหอพักให้เป็นเรื่องง่าย ทดลองใช้ฟรี 30 วัน
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : ถ้าอยากใช้โปรแกรมบริหารหอพัก หอพักควรมีกี่ห้องขึ้นไป ?
ตอบ : ไม่จำเป็นต้องวัดจากจำนวนห้องเท่านั้น หากเริ่มมีข้อมูลเยอะ ย้ายเข้า-ออกบ่อย หรือเช็กงานซ้ำหลายรอบ ก็ควรเริ่มพิจารณาใช้ระบบ
- ถาม : Excel ยังเพียงพอต่อการใช้บริหารหอพักหรือไม่ ?
ตอบ : Excel ยังใช้ได้กับหอพักที่ข้อมูลไม่ซับซ้อน แต่หากต้องดูแลหลายห้อง หลายสัญญา และหลายสถานะพร้อมกัน ระบบบริหารจะเหมาะกว่า
- ถาม : เปลี่ยนจากระบบจดมือ มาใช้ระบบบริหารหอพักยากไหม ?
ตอบ : ในช่วงเริ่มแรกที่เปลี่ยนจากระบบจดมือมาใช้ระบบบริหารหอพัก Horga Apartment อาจต้องปรับตัวอยู่บ้าง แต่เมื่อคุ้นชินแล้วจะพบว่าขั้นตอนการใช้งานไม่ได้ยุ่งยากแต่อย่างใด