การออกบิลค่าเช่าหอพักประจำเดือน เป็นงานที่เจ้าของกิจการหอพักทุกคนต้องทำในทุก ๆ เดือน แม้ว่าขั้นตอนจะดูเรียบง่าย เพียงรวบรวมค่าน้ำค่าไฟมาบวกรวมกันกับค่าเช่ารายเดือน เท่านี้ก็จะได้ค่าเช่าของห้องนั้น ๆ แล้ว แต่ในความเป็นจริงเจ้าของหอพักจำนวนมาก ต้องเผชิญปัญหาการทำงานส่วนนี้ที่กินเวลานานหลายวัน ซึ่งบทความนี้เราจะมาหาคำตอบว่า เพราะอะไรการทำงานที่ดูเหมือนไม่ซับซ้อนถึงใช้เวลานานขนาดนั้น แล้วการใช้ระบบจัดการห้องพักอย่าง Horga Apartment จะสามารถช่วยลดขั้นตอนเหล่านั้นได้หรือไม่ ?
ขั้นตอนการทำงานแบบเดิม ที่ส่งผลให้การออกบิลค่าเช่าหอพักใช้เวลานาน
ก่อนอื่นเราต้องขอกล่าวถึง “สาเหตุหลัก” ที่ทำให้การออกบิลค่าเช่าหอพักใช้เวลานาน ซึ่งส่วนมากแล้วไม่ได้เกิดขึ้นจากขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง แต่มักจะเกิดจากการทำงานหลาย ๆ ส่วนที่ไม่ได้เชื่อมโยงเข้าหากันดีพอ ทำให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ต้องทำงานมากกว่าที่ควรจะเป็น และใช้เวลานานกว่าที่ควรจะทำได้ ซึ่งเหล่านี้คือขั้นตอนการทำงานรูปแบบเดิม ๆ ในการบริหารหอพัก ที่ควรได้รับการปรับปรุงถ้าอยากให้ขั้นตอนการทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น
- เดินจดมิเตอร์ตามห้องเช่าด้วยระบบมือจด
การจดมิเตอร์เพื่อนำไปคำนวณค่าน้ำค่าไฟ เป็นงานในช่วงสิ้นเดือนของทุกหอพัก หากในขั้นตอนนี้ยังใช้ “ระบบมือจด” เขียนตัวเลขมิเตอร์ลงในกระดาษ หรืออาศัยการถ่ายภาพมิเตอร์เอาไว้ แน่นอนว่ามีความเสี่ยงที่อาจเกิดข้อผิดพลาด เช่นการจดตัวเลขผิด หรืออาจลืมจดมิเตอร์ในบางห้อง ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณค่าเช่า ในบางครั้งอาจต้องเดินไปจดมิเตอร์ในห้องที่ลืมอีกครั้ง แน่นอนว่าทำให้เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์
- คำนวณค่าเช่าจากการคีย์ข้อมูลลงใน Excel
หลังจากจดมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟมาเรียบร้อยแล้ว การคำนวณค่าน้ำค่าไฟแบบเดิมนิยมนำเอาข้อมูลมาคีย์ลงใน Excel เพื่อที่จะคำนวณค่าเช่าในเดือนนั้น ๆ ซึ่งถ้ามีการวางระบบเอาไว้ดีพอ ข้อมูลที่ถูกคีย์ลงไปจะคำนวณเองโดยอัตโนมัติตามสูตรที่ใส่เอาไว้ ซึ่งจะต้องประกอบกับข้อมูลอีกหลายอย่าง เช่น เลขมิเตอร์ในเดือนก่อนหน้า ค่าเช่าของห้องนั้น ๆ และอาจมีค่าใช้จ่ายส่วนอื่น ในขั้นตอนนี้หากเป็นหอพักขนาดใหญ่ อาจต้องเสียเวลาพอสมควรกว่าจะกรอกข้อมูลลงไปครบทุกห้อง ขณะเดียวกันก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลอีกด้วย
- การนำส่งบิลค่าเช่าหอพักแบบกระดาษตามห้องเช่า
ในห้องพักที่ยังใช้การออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ “บิลกระดาษ” หลังจากการคำนวณค่าเช่าเรียบร้อยแล้ว ก็จะต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้ออกมา แล้วนำส่งไปตามห้องเช่าทุกห้อง ส่วนมากจะใช้วิธีการสอดบิลค่าเช่าตามช่องประตู ซึ่งจะต้องเดินไปตามห้องพักทีละห้องจนกว่าจะครบ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เสียทั้งเวลา เสียทั้งแรงกาย และบางครั้งใบแจ้งหนี้อาจตกหล่น สูญหาย หรือเสียบใบแจ้งนี้ไว้ผิดห้อง จนเป็นสาเหตุของความล่าช้าในการชำระค่าเช่า
ความผิดพลาดที่พบบ่อยในขั้นตอนการออกบิลค่าเช่าหอพัก
ในขั้นตอนการคำนวณค่าน้ำค่าไฟ ที่ยังใช้วิธีการแบบเดิม คือการจดมิเตอร์แล้วนำมาคีย์ลงในคอมพิวเตอร์ จากนั้นค่อยคำนวณออกมาเป็นค่าเช่ารายเดือน จุดที่มักจะเกิดข้อผิดพลาดบ่อยที่สุดคือ Human Error การจดตัวเลขมิเตอร์ผิด การคีย์ข้อมูลผิดไปเพียงเล็กน้อย หรือ การใส่สูตรคำนวณใน Excel ผิดไป ล้วนทำให้เกิดข้อผิดพลาดในบิลค่าเช่าหอพักได้ทั้งสิ้น ซึ่งหากมีการตรวจพบโดยผู้เช่าว่าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมา อาจส่งผลโดยตรงต่อความไว้วางใจที่ผู้เช่ามีต่อหอพัก หรือบางครั้งอาจเป็นข้อพิพาทที่ส่งผลเสียต่อธุรกิจโดยภาพรวม
อยากลดขั้นตอนการออกบิลค่าเช่าหอพัก ควรทำอย่างไร ?
หากอยากลดขั้นตอนการทำงานให้น้อยลง และสามารถลดระยะเวลาในการออกบิลค่าเช่าหอพักประจำเดือน ควรเริ่มต้นจากการ “วิเคราะห์ขั้นตอนการทำงาน” มองให้เห็นภาพรวมว่าในทุก ๆ เดือน ต้องทำขั้นตอนอะไรบ้างถึงจะได้บิลค่าเช่าออกมา เช่น ต้องจดข้อมูล ต้องคีย์ข้อมูล ต้องรวบรวมข้อมูล และ ต้องคำนวณข้อมูล จากนั้นมองหาขั้นตอนการทำงานที่สามารถตัดทอนทิ้งไปได้ ตัวอย่างเช่น การใช้ระบบจัดการห้องพัก Horga Apartment สามารถกรอกข้อมูลมิเตอร์ลงไปในแอปพลิเคชั่น จากนั้นข้อมูลจะถูกนำไปคำนวณเป็นใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
จัดการข้อมูลอย่างไรดี ? ให้ออกบิลค่าเช่าได้รวดเร็ว และตรวจสอบย้อนหลังได้
ข้อมูลที่ถูกใช้ประกอบในการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะเป็น ตัวเลขมิเตอร์ระหว่างเดือน ค่าเช่าตามสัญญา อัตราค่าน้ำค่าไฟ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ควรถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถสืบค้นข้อมูลย้อนหลังได้ ซึ่งควรมีวิธีจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ หากเก็บในรูปแบบกระดาษก็ต้องแยกแฟ้มเอกสารของแต่ละห้องเช่า หรือถ้าเก็บในรูปแบบไฟล์ข้อมูลก็ควรจัดระเบียบไฟล์ให้ค้นเจอได้ง่าย สำคัญที่สุดคือ “ข้อมูลต้องอยู่ที่เดียวกัน” ไม่ควรปล่อยให้ข้อมูลกระจัดกระจาย เพราะเมื่อจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านั้นในภายหลัง การค้นหาจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากในทันที
Horga Apartment ลดขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด รวมข้อมูลสำคัญเอาไว้ในที่เดียว
เพื่อทำให้การทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น เจ้าของกิจการอาจต้องการผู้ช่วยอย่าง Horga Apartment ระบบจัดการห้องพักที่รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เอาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ถูกออกแบบเพื่อบริหารธุรกิจหอพักโดยเฉพาะ อย่างการออกบิลค่าเช่าหอพักอัตโนมัติ เพียงกรอกเลขมิเตอร์ผ่านแอปพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ ระบบจะนำข้อมูลไปคำนวณค่าเช่าตามที่ตั้งเอาไว้ พร้อมสร้างใบแจ้งหนี้ของแต่ละห้องโดยอัตโนมัติ พร้อมกับระบบการส่งบิลค่าเช่าออนไลน์ ที่สามารถทำพร้อมกันหลายห้องในครั้งเดียว ประหยัดเวลากว่าเดิมอย่างแน่นอน
ทดลองใช้งานโดยไม่มีข้อผูกมัด 30 วัน
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : การส่งบิลค่าเช่าหอพักออนไลน์ ผู้เช่าต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชั่นหรือไม่ ?
ตอบ : ผู้เช่าต้องโหลดแอปพลิเคชั่น Horga Living ซึ่งสามารถรับบิลค่าเช่า ติดตามข่าวสาร และ สามารถแจ้งข้อมูลการชำระค่าเช่ารายเดือนได้
- ถาม : เจ้าของหอพักสามารถติดตามสถานะการชำระเงินได้จากช่องทางไหน ?
ตอบ : สามารถติดตามได้บน Horga Apartment ซึ่งจะมีการแจ้งสถานะการชำระเงินอย่างชัดเจนว่า ห้องไหนจ่ายค่าเช่าแล้ว ห้องไหนยังค้างจ่าย
- ถาม : เจ้าของหอพักสามารถบริหารธุรกิจจากนอกสถานที่ได้หรือไม่ ?
ตอบ : สามารถทำได้ เนื่องจาก Horga Apartment ใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือได้ เพียงเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตก็สามารถบริหารหอพักได้จากทุกที่ทุกเวลา