Microsoft Excel เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายมามากกว่า 30 ปี และมักถูกนำมาใช้ในงานที่เกี่ยวข้องกับ การจัดเก็บข้อมูล คำนวณตัวเลข หรือ วิเคราะห์ข้อมูล แน่นอนว่าเป็นโปรแกรมที่ถูกนำมาใช้กับธุรกิจหอพักเช่นเดียวกัน บทความนี้เราอยากจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับ “โปรแกรมหอพัก” พร้อมเปรียบเทียบไปพร้อม ๆ กันว่า หากธุรกิจหอพักเติบโตขึ้น เลือกใช้โปรแกรมอะไรถึงจะตอบโจทย์มากกว่า ระหว่าง Excel หรือ โปรแกรมหอพัก
ทำไม Excel ถึงเป็นโปรแกรมยอดนิยมของธุรกิจหอพักในอดีต ?
ยุคแรกเริ่มเลยธุรกิจหอพักบริหารเริ่มจากการ “จดด้วยมือ” บันทึกข้อมูลทุกอย่างลงกระดาษ คำนวณด้วยเครื่องคิดเลข ข้อมูลต่าง ๆ ถูกจัดเก็บเอาไว้ในแฟ้มเอกสาร หลังจากนั้นเมื่อ Excel กลายเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลาย ก็ถูกนำมาใช้ในการบริหารหอพัก เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่เข้าถึงง่าย ไม่จำเป็นต้องอาศัยทักษะขั้นสูงในการใช้งาน สามารถประยุกต์ตาราง ใส่สูตรคำนวณได้ตามต้องการ และ ยังสามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องอาศัยอินเทอร์เน็ตอีกด้วย ที่สำคัญคือในอดีตยังไม่มีตัวเลือกอื่น ๆ อย่างเช่น โปรแกรมหอพัก ให้เจ้าของหอพักได้เลือกใช้งาน
เพราะเหตุใด ? เจ้าของหอพักถึงเริ่มเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมหอพักแทน Excel
แม้ Excel จะมีประโยชน์หลายอย่าง ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการบริหารธุรกิจหอพัก แต่ ! นี่คือโปรแกรมตารางสำหรับจัดการข้อมูล เช่น การวิเคราะห์ การคำนวณ และ การจัดเก็บ ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อบริหารหอพักโดยตรง ข้อจำกัดที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดคือการกรอกข้อมูล ที่ยังต้องกรอกด้วยมือเท่านั้น เสี่ยงต่อความผิดพลาดที่จะตามมา ส่วนโปรแกรมหอพักถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อบริหารหอพักโดยตรง งานทุกอย่างในหอพักที่เคยทำด้วย Excel สามารถทำได้ทั้งหมด พร้อมกับมีฟีเจอร์สำหรับบริหารธุรกิจหอพักโดยตรง ยกตัวอย่างเช่น
- ออกบิลค่าเช่าอัตโนมัติ
การทำบิลค่าเช่าช่วงสิ้นเดือน เป็นหนึ่งในภารกิจชวนหัวหมุนของเจ้าของกิจการหอพัก ถ้าเป็นการใช้ Excel เพื่อทำบิลค่าเช่า ก็จะต้องจดมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟจากนั้นนำมาคำนวณ แล้วค่อยปรินท์บิลค่าเช่าไปสอดตามห้อง ซึ่งมีหลายขั้นตอน และยังมีโอกาสที่ข้อมูลในบิลจะผิดพลาดอีกด้วย ซึ่งการใช้ระบบจัดการหอพัก สามารถออกบิลค่าเช่าโดยอัตโนมัติ โดยผู้เช่าเพียงกรอกข้อมูลมิเตอร์เข้าไปในแอปพลิเคชั่น จากนั้นโปรแกรมจะคำนวณค่าเช่าให้อัตโนมัติ พร้อมกับสามารถส่งบิลค่าเช่าผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที
- ทำสัญญาเช่าออนไลน์
Excel เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกข้อมูลใส่เอาไว้ในตารางเป็นหลัก แม้บางครั้งจะสามารถประยุกต์เพื่อใช้ทำเอกสารได้ แต่ก็ไม่ได้เพิ่มความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานมากนัก และบางครั้งการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์นาน ๆ อาจทำให้หลงลืมไปว่าไฟล์เก็บไว้ตรงไหนกันแน่ หรือถ้าโชคร้ายหากไฟล์มีปัญหาก็ยากจะกู้ข้อมูลกลับมาได้ ซึ่งในโปรแกรมหอพักมีระบบ “สร้างสัญญาเช่าออนไลน์” เลือกได้จาก Template เอกสารสัญญามาตรฐาน ปรับแต่งได้ตามต้องการ และจัดเก็บเอกสารสำคัญของผู้เช่าเอาไว้ในโปรแกรมเดียว
- ผังห้องพักอัจฉริยะ
ในการจัดการผู้เช่า Excel นอกจากจัดเก็บข้อมูลสำคัญต่าง ๆ แล้ว ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในด้านอื่น ๆ ได้อีก กลับกันหากเลือกใช้เป็นระบบจัดการห้องพัก จะมีหลายฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ในการจัดการผู้เช่า เช่น ระบบผังห้องพักอัจฉริยะ สามารถติดตามได้ว่าในช่วงเวลานั้น ๆ มีห้องเช่าไหนว่างอยู่บ้าง ห้องไหนใกล้หมดสัญญา หรือ ผู้เช่ารายใดมียอดคงค้าง และยังมีฟีเจอร์สำหรับการสื่อสารกับผู้เช่าอีกด้วย ใช้แจ้งข่าวสารสำคัญต่าง ๆ ไปจนถึงการแจ้งเตือนผู้เช่าเวลามีพัสดุมาส่ง เป็นต้น
- รายงานสรุปข้อมูลของหอพัก
ไม่ใช่แค่เพียงธุรกิจหอพักเท่านั้น แต่ธุรกิจทุกรูปแบบในยุคปัจจุบัน การมีข้อมูลอยู่ในมือนั้นสำคัญมาก ซึ่ง Excel ก็เป็นโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการข้อมูล และสามารถประยุกต์ใช้งานได้หลายแบบ แต่เมื่อเทียบกับระบบบริหารอพาร์ทเมนท์ในยุคปัจจุบันแล้ว การวิเคราะห์ข้อมูลจะยกระดับขึ้นไปอีกขั้น เพราะมีฟีเจอร์ที่สามารถรายงานข้อมูลต่าง ๆ ในหอพักได้อย่างเรียลไทม์ เช่น แดชบอร์ดวิเคราะห์ธุรกิจ ช่วยให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น วางแผนการตลาดได้แม่นยำ และสามารถเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายอีกด้วย
เลือกเครื่องมือบริหารธุรกิจหอพักอย่างไร ให้เหมาะต่อการเติบโตของธุรกิจ
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าระบบบริหารอพาร์ทเมนท์จะมีหลายฟีเจอร์ ที่ช่วยให้การบริหารหอพักเป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่โปรแกรมอย่าง Excel ก็ยังคงใช้งานได้ดีเช่นกัน การจะตัดสินว่าควรเลือกใช้เครื่องมือไหนถึงจะดีที่สุด ก็ขึ้นอยู่กับความต้องการของหอพักนั้น ๆ หากยังเป็นหอพักขนาดเล็ก ผู้เช่ายังไม่เยอะมาก ข้อมูลต่าง ๆ ยังสามารถจัดเก็บได้ง่าย การใช้จะเลือกใช้ Excel ก็เพียงพอ แต่ถ้าเริ่มรู้สึกว่า Excel เริ่มไม่ตอบโจทย์ต่อการใช้งาน และเริ่มพบ 5 สัญญาณดังต่อไปนี้ คุณอาจต้องพิจารณาเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมหอพักเป็นเครื่องมือบริหารธุรกิจ
- เจ้าของธุรกิจหอพักเริ่มรู้สึกว่างานที่ทำในช่วงสิ้นเดือนเหนื่อยเกินไป ทั้งการกรอกข้อมูลมิเตอร์ การคำนวณค่าเช่า การทำใบแจ้งหนี้ และรู้สึกอยากได้ตัวช่วยดี ๆ มาลดภาระงานให้น้อยลง
- เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น มีผู้เช่าเพิ่มมากขึ้น มีข้อมูลที่ต้องจัดการมากกว่าเดิม ต้องคอยกรอกข้อมูลเอาไว้ใน Excel ด้วยตัวเอง ไฟล์ข้อมูลเริ่มกระจัดกระจาย เวลาต้องการหาใช้งานก็หาได้ลำบาก
- เริ่มพบข้อผิดพลาดระหว่างการบริหารธุรกิจหอพัก ไม่ว่าจะเป็นการคีย์ข้อมูลผิดพลาด หรือข้อมูลสำคัญตกหล่นเนื่องจากการจัดเก็บเอาไว้ใน Excel แล้วไม่ได้จัดระเบียบไฟล์ให้เป็นระเบียบ
- มีปัญหางานล้นมือในช่วงต้นเดือน และพบว่ามีขั้นตอนยุ่งยากในการติดตามการชำระค่าเช่า ไม่สามารถติดตามยอดค้างชำระได้ บางครั้งก็พบว่ามีการคำนวณค่าเช่าผิดพลาด ซึ่งอาจสร้างความไม่พอใจให้ผู้เช่า
- ธุรกิจเริ่มประสบปัญหาด้านการดูแลผู้เช่าไม่ทั่วถึง เช่น ระบบการรับฝากพัสดุ การแจ้งปัญหาจุดบกพร่องของหอพัก หรือการแจ้งข่าวสารให้กับผู้เช่า เป็นต้น
เมื่อธุรกิจหอพักถึงเวลาต้องเติบโต Horga Apartment ช่วยคุณได้
ในวันที่ธุรกิจหอพักกำลังเติบโต จำนวนห้อง จำนวนผู้เช่า และข้อมูลที่ต้องดูแลเพิ่มมากขึ้น การใช้เพียง Excel อาจไม่สามารถตอบโจทย์ด้านการบริหารอีกต่อไป เพราะการทำงานจะเต็มไปด้วยกระบวนการที่ซ้ำซาก เสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิด หรืออาจมีข้อมูลสำคัญที่ตกหล่น
Horga Apartment เป็นโปรแกรมหอพักที่ช่วยให้การบริหารธุรกิจหอพักง่ายขึ้น รวมข้อมูลสำคัญเอาไว้ในที่เดียว เรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ถูกออกแบบเพื่อการดำเนินธุรกิจหอพักโดยเฉพาะ ช่วยให้การเติบโตของธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดให้เกิดขึ้นน้อยที่สุด ที่สำคัญคือช่วยลดโอกาสเกิดการทุจริตภายในองค์กรได้อีกด้วย
เปลี่ยนการจัดการหอพักให้เป็นเรื่องง่าย ทดลองใช้ฟรี 30 วัน
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : ธุรกิจหอพักขนาดเล็ก จำเป็นต้องใช้โปรแกรมหอพักหรือไม่ ?
ตอบ : ไม่จำเป็นต้องรอให้ธุรกิจขยับขยายเป็นหอพักขนาดใหญ่ ก็สามารถใช้ประโยชน์จากโปรแกรมหอพักบริหารธุรกิจได้ เช่น การลดงานซ้ำซ้อน การป้องกันข้อมูลตกหล่น หรือ ใช้ประโยชน์จากระบบวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแนวทางพัฒนาธุรกิจ เป็นต้น
- ถาม : โปรแกรม Horga Apartment จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตหรือไม่ ?
ตอบ : Horga Apartment เป็นโปรแกรมหอพักที่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการใช้งาน หากไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบก็จะไม่มีการอัปเดตข้อมูลในช่วงเวลานั้น ๆ จนกว่าจะกลับมาเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอีกครั้ง
- ถาม : สามารถทดลองใช้งาน Horga Apartment ก่อนตัดสินใจได้หรือไม่ ?
ตอบ : ปัจจุบัน Horga Apartment สามารถทดลองใช้งานฟรีได้ 30 วัน โดยไม่มีข้อผูกมัดใด ๆ ทั้งสิ้น