การเป็นเจ้าของธุรกิจหอพักไม่ได้เป็น “เสือนอนกิน” อย่างที่หลายคนกล่าวถึงเสมอไป โดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือนที่เจ้าของหอพักต้องรับมือกับงานกองโตอยู่เป็นประจำ ทั้งการตรวจข้อมูลผู้เช่าว่ามีใครจะย้ายออกไหม การจดมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟ การคำนวณค่าเช่า การนำส่งบิลค่าเช่า และภาระหน้าที่อีกมากมาย จะดีกว่าหรือไม่ ? หากมี Checklist ที่สามารถช่วยทำให้งานสิ้นเดือนหอพักลดน้อยลง ไปดูกันเลยว่ามีข้อมูลไหนควรต้องเตรียมให้พร้อมบ้าง
ทำงานในช่วงสิ้นเดือนของเจ้าของหอพัก ถึงล้นมือแทบจะตลอด ?
สาเหตุที่ทำให้งานสิ้นเดือนที่เจ้าของหอพักต้องเจอล้นมือแทบจะตลอด ส่วนหนึ่งเกิดจากขั้นตอนการทำงานที่ไม่ได้มีการเตรียมข้อมูลเอาไว้ล่วงหน้า และไม่ได้มีการลำดับขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม ส่งผลให้ในทุก ๆ สิ้นเดือนจะต้องหาข้อมูลที่จำเป็นต่อการคำนวณค่าเช่าหอพักใหม่ตลอด ซึ่งเป็นการเพิ่มขั้นตอนการทำงานให้ยุ่งยากมากขึ้น แถมยังเสียเวลาไปโดยใช่เหตุอีกด้วย ยิ่งในเดือนไหนที่มีการย้ายเข้าย้ายออกร่วมด้วย งานที่ต้องเจอก็จะเยอะกว่าเดิมเป็นเท่าตัว
แค่เตรียมข้อมูลให้พร้อม ตรวจข้อมูลให้ดี ก็ช่วยให้การคำนวณค่าเช่าหอพักง่ายขึ้น
เพื่อลดภาระงานช่วงสิ้นเดือนในหอพัก เจ้าของหอควรเริ่มต้นจากการเตรียมข้อมูลสำคัญ ที่นำมาใช้สำหรับการคำนวณค่าเช่าห้องพักไว้ให้พร้อม เป็นข้อมูลจำพวก ค่าเช่าหอพักในแต่ละห้อง , ค่าน้ำ-ค่าไฟ , ข้อมูลผู้เช่า และ ค่าบริการที่ต้องเรียกเก็บในเดือนนั้น ๆ เมื่อมีข้อมูลที่จำเป็นครบแล้ว อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ว่าครบถ้วนสมบูรณ์พร้อมสำหรับการคำนวณแล้วจริง ๆ เพราะถ้าคำนวณไปแล้วพบว่ามีข้อมูลตกหล่น อาจต้องมาแก้บิลค่าเช่าย้อนหลัง หรือบางครั้งในข้อมูลอาจพบความผิดปกติ เช่น ค่าน้ำค่าไฟเพิ่มขึ้นหรือลดลงแบบผิดปกติ เป็นต้น
Checklist 7 ข้อที่เจ้าของหอพักควรตรวจสอบให้มั่นใจในขณะออกบิลค่าเช่าหอพัก
- ตรวจสอบสถานะห้องพัก เช็คว่าห้องไหนมีผู้เช่าอยู่บ้าง มีห้องว่างกี่ห้อง มีผู้เช่ากำลังจะย้ายออกหรือไม่ เพื่อให้ไม่ตกหล่นข้อมูลสำคัญในการคำนวณค่าเช่าห้องพัก
- ตรวจสอบข้อมูลผู้เช่า ควรเป็นข้อมูลที่ล่าสุดที่สุด เช่น ชื่อผู้เช่า เบอร์โทรศัพท์ หมายเลขห้อง เพื่อป้องกันในกรณีที่เป็นผู้เช่าใหม่เพิ่งย้ายเข้ามา จะได้ไม่มีชื่อซ้ำกับผู้เช่ารายเดิม
- ตรวจสอบอัตราค่าเช่า เช็คให้มั่นใจว่าอัตราค่าเช่าที่เตรียมนำมาใช้คำนวณ เป็นไปตามเอกสารสัญญาหรือไม่ และตรวจสอบส่วนลด ค่าปรับ หรือค่าใช้จ่ายที่อาจเรียกเก็บในรอบบิลนั้น ๆ
- ตรวจเลขมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟ นำเอาตัวเลขมิเตอร์ที่เพิ่งวัดได้ในเดือนนี้ ตรวจสอบกับตัวเลขมิเตอร์ในเดือนก่อน เช็คให้มั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกมาถูกต้อง แล้วก็อย่าลืมพิจารณาด้วยว่ามีความผิดปกติหรือไม่
- ตรวจอัตราค่าน้ำค่าไฟให้ถูกต้อง ตรวจสอบให้มั่นใจว่าอัตราค่าน้ำค่าไฟเป็นไปตามข้อตกลงในสัญญา โดยเช็คในส่วนของสูตรการคำนวณว่าเป็นไปตามที่ต้องการ
- ตรวจรอบบิลวันครบชำระ พร้อมกับระบุข้อมูลภายในบิลแจ้งหนี้ วันที่ออกบิล วันครบกำหนดชำระเงิน เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันว่าใบแจ้งหนี้เป็นค่าเช่าของเดือนอะไร
- ทบทวนทุกตัวเลขในใบแจ้งหนี้ ตรวจเช็คเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนส่งใบแจ้งหนี้ให้กับผู้เช่า เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลทุกอย่างถูกต้อง ไม่มีความผิดพลาด เพื่อแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของหอพัก
จัดลำดับงานช่วงสิ้นเดือนของหอพักอย่างไรให้ประหยัดเวลา ข้อผิดพลาดน้อยลง
การทำ Checklist เป็นแนวทางพื้นฐาน ที่จะช่วยทำให้งานสิ้นเดือนของหอพักดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น พร้อมกับช่วยลดความผิดพลาดที่อาจทำให้งานยุ่งมากขึ้นกว่าเดิม ซึ่งมีอีกหนึ่งเทคนิคที่สามารถลดระยะเวลาการทำงานในช่วงสิ้นเดือนให้กับเจ้าของหอพักได้ เพียงแค่ “จัดลำดับความสำคัญ” ว่างานไหนควรทำก่อน งานไหนควรทำทีหลัง โดยสามารถจัดลำดับงานช่วงสิ้นเดือนในหอพักได้คร่าว ๆ ดังต่อไปนี้
- อัปเดตสถานะผู้เช่าให้เป็นข้อมูลเรียลไทม์เป็นอันดับแรก เพื่อให้เห็นภาพรวมของหอพักในช่วงเวลานั้น ๆ ว่าห้องไหนมีคนเช่า ห้องไหนว่าง ห้องไหนกำลังย้ายออก และ มีห้องไหนกำลังมีผู้เช่ารายใหม่
- เตรียมข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้สำหรับการคำนวณไว้ให้พร้อม เช่น ตัวเลขมิเตอร์ค่าน้ำค่าไฟในเดือนก่อนหน้า ค่าใช้จ่ายของแต่ละห้อง ป้องกันความสับสนเมื่อต้องอยู่กับข้อมูลจำนวนมาก
- จดเลขมิเตอร์ ค่าน้ำ-ค่าไฟ ห้องพักทุกห้อง แม้จะเป็นห้องที่ว่างอยู่แล้วก็ควรต้องจดบันทึกเอาไว้ และควรมีการถ่ายภาพมิเตอร์ในขณะบันทึกเก็บเอาไว้เป็นหลักฐาน
- เปรียบเทียบเลขมิเตอร์ที่เพิ่งจดมากับเลขมิเตอร์เดือนก่อนหน้า มองหาความผิดปกติที่เกิดขึ้น เช่น จดตัวเลขมาผิดห้อง มิเตอร์ทำงานผิดปกติ หรือตัวเลขมิเตอร์สูงผิดปกติจากปัญหาน้ำรั่ว เป็นต้น
- คำนวณค่าเช่าหอพักประจำเดือน นำข้อมูลต่าง ๆ ที่เตรียมเอาไว้มาคำนวณ ซึ่งก่อนคำนวณต้องมั่นใจว่าข้อมูลนั้นแม่นยำที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อลดโอกาสเกิดความผิดพลาดที่อาจต้องแก้ไขในภายหลัง
- ตรวจสอบซ้ำอีกครั้งเพื่อความมั่นใจ แม้จะมั่นใจว่าข้อมูลที่นำมาคำนวณแม่นยำแล้ว แต่การตรวจสอบอีกครั้งก็เป็นสิ่งที่ควรทำ อาจไม่ต้องตรวจสอบทั้งหมด ใช้เพียงการสุ่มตรวจก็เพียงพอ
- ส่งบิลค่าเช่าหอพักให้กับผู้เช่า ซึ่งวิธีการส่งก็ขึ้นอยู่กับความสะดวกของแต่ละหอพัก บ้างก็ใช้การสอดบิลเอาไว้ที่ประตูห้อง บ้างก็เป็นการส่งข้อมูลให้ลูกค้าผ่านทาง Line
- สรุปข้อมูลประจำเดือน โดยติดตามว่าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าครบไหม มีห้องไหนค้างค่าเช่าหรือไม่ นำค่าเช่ามาเป็นรายรับประจำเดือน สรุปข้อมูลโดยละเอียด และจัดเก็บข้อมูลเอาไว้ให้ดี
มีห้องเช่าให้ดูแลเยอะ กลัวว่าข้อมูลจะตกหล่น แก้ไขอย่างไรดี ?
เมื่อธุรกิจหอพักมีจำนวนห้องเพิ่มมากขึ้น หรืออาจเพิ่มจำนวนอาคารที่ต้องดูแล การดูแลจะทำได้ยากกว่าเดิม เนื่องจากข้อมูลที่ต้องจัดการก็จะเพิ่มตามไปด้วย หากไม่อยากเผชิญกับข้อผิดพลาดในการทำงาน และอาจมีข้อมูลบางอย่างตกหล่น แนวทางป้องกันคือแยกงานของแต่ละอาคารออกจากกัน ข้อมูลต่าง ๆ ควรถูกจำแนกตามอาคารอย่างชัดเจน การทำ Checklist หรือการจัดลำดับงาน ยังคงเป็นเทคนิคดี ๆ ที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น และถ้ายังรู้สึกว่างานหนักเกินไป ระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพัก อาจเป็นคำตอบที่คุณกำลังตามหา
ไม่อยากเหนื่อยทุกสิ้นเดือน ให้ Horga Apartment ช่วยบริหารธุรกิจหอพัก
การเป็นเจ้าของกิจการหอพัก อาจไม่ใช่งานสบายอย่างที่หลายคนเข้าใจ โดยเฉพาะในช่วงสิ้นเดือนที่ต้องอยู่กับข้อมูลจำนวนมากที่ต้องนำมาคำนวณเป็นค่าเช่าหอพัก หากไม่มีรูปแบบการทำงานที่ดี ก็จะส่งผลให้เจ้าของหอพักมีงานล้นมือในทุก ๆ สิ้นเดือน
ซึ่งปัจจุบันมีตัวช่วยดี ๆ อย่าง Horga Apartment ระบบจัดการอพาร์ทเม้นท์และหอพัก ซึ่งช่วยให้งานสิ้นเดือนของหอพักกลายเป็นงานที่ง่ายมากขึ้น เนื่องจากมีฟีเจอร์อย่าง “ระบบออกบิลค่าเช่าอัตโนมัติ” เพียงกรอกเลขมิเตอร์ค่าน้ำ-ค่าไฟเข้าไปในแอปพลิเคชั่น ระบบก็จะคำนวณค่าเช่าออกมาให้โดยอัตโนมัติ ออกบิลรวดเร็วทันใจภายใน 5 นาที พร้อมกับระบบตรวจสลิปเมื่อผู้เช่าชำระเงินแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องคอยตามเช็คยอดเองให้เหนื่อยอีกต่อไป
เริ่มต้นเปลี่ยนการบริหารหอพักให้เป็นระบบ ฟรี 30 วัน
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
- ถาม : ในโปรแกรม Horga Apartment สามารถตั้งอัตราค่าน้ำค่าไฟได้เองหรือไม่ ?
ตอบ : หอพักสามารถกำหนดอัตราค่าน้ำค่าไฟได้ตามต้องการ เมื่อกำหนดอัตราค่าน้ำค่าไฟเอาไว้แล้ว เมื่อกรอกข้อมูลเลขมิเตอร์เข้าไปในระบบ โปรแกรมจะคำนวณค่าเช่าให้อัตโนมัติ
- ถาม : Horga Apartment สามารถเพิ่มพนักงานเข้ามาเป็นช่วยดูแลได้หรือไม่ ?
ตอบ : สามารถเพิ่มผู้ดูแลเข้ามาในระบบได้ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของแต่ละคนได้ตามต้องการ
- ถาม : Horga Apartment มีระบบที่ช่วยเรื่องการทำสัญญาเช่าหรือไม่ ?
ตอบ : มีฟีเจอร์สัญญาเช่าออนไลน์ สามารถกำหนด Template ได้ตามต้องการ รองรับการเซ็นสัญญาถูกต้องตามหลักการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์